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Dictámenes y normativa

Comprobantes de pago de remuneraciones; Emisión y entrega electrónica.

ORD. Nº2571

Atiende presentación que indica

14-jul-2014

Departamento Jurídico
K 7373(1343)/2014

ORD. Nº 2571 /

MAT.: Comprobantes de pago de remuneraciones; Emisión y entrega electrónica.

RORD.: Atiende presentación que indica

ANT.: Presentación de 27.06.2014, de Sr.Héctor Cabezas Vilaró, por empresa OMD Chile SpA.

SANTIAGO, 11.JULIO.2014

DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO
A : SR. HÉCTOR CABEZAS VILARÓ
EMPRESA OMD CHILE SpA
AVDA. VITACURA Nº 2939, Piso 8
COMUNA LAS CONDES
SANTIAGO

Mediante presentación citada en el antecedente y en representación de la empresa OMD Chile SpA, solicita un pronunciamiento de esta Dirección respecto de las siguientes materias:

1.- Si el empleador se encuentra obligado a entregar a sus trabajadores una copia física de las liquidaciones de remuneraciones.

2.- Procedencia de que el empleador ponga tales liquidaciones a disposición de sus dependientes, vía Internet, teniendo presente que la ley no exige la entrega de una copia física de dichos documentos ni que los mismos sean firmados por los trabajadores.

3.- Se ratifique la doctrina contenida en dictamen Nº7301/341, de 12.12.94 de este Servicio.

Hace presente que dicha empresa cuenta con una dotación de más de 87 trabajadores y por problemas de espacio y políticas internas de la compañía "no se imprimen las liquidaciones de remuneraciones de los trabajadores para ahorrar papel."

Agrega que sin perjuicio de ello, y para los efectos de cumplir con la legislación vigente, dichos documentos están disponibles en un sistema virtual denominado "Apenet" en el cual se encuentran archivados de manera histórica y mes a mes y en el que pueden consultarse todas las liquidaciones de la respectiva relación laboral.

Sobre el particular, cúmpleme informar a Ud. lo siguiente:

1 y 2) En lo que respecta a las consultas signadas con los numerales 1 y 2, es necesario tener presente que el artículo 54 del Código del Trabajo, en su inciso 3º, establece:

"Junto con el pago el empleador deberá entregar al trabajador un comprobante con indicación del monto pagado, de la forma como se determinó y de las deducciones efectuadas".

Del precepto legal transcrito se infiere inequívocamente que el empleador se encuentra obligado a entregar a sus trabajadores un comprobante de pago de sus remuneraciones, en el cual se debe consignar lo siguiente:

a) Monto pagado por tal concepto,

b) Forma como se determinó la respectiva remuneración, y

c) Descuentos practicados

En cuanto a la forma de entrega de dicho documento, cabe señalar que por dictamen Nº3161/064, de 29.09.2008, este Servicio ha resuelto que la misma podría efectuarse a través de un sistema computacional, conclusión ésta que se fundamenta, principalmente, en la doctrina institucional vigente contenida en Ordinario Nº7301/341, de 12.12.94, que, en lo pertinente, concluye que "no procede exigir al empleador que en los comprobantes o liquidaciones de remuneraciones se encuentre estampada la firma del trabajador."

Sobre dicha base, el dictamen primeramente anotado sostiene que resultaría jurídicamente procedente estimar que los comprobantes de pago de remuneraciones, emitidos electrónicamente, serían documentos susceptibles de constar sólo y exclusivamente en registros computacionales, es decir, sin respaldo material, en tanto el documento electrónico permita hacer efectivas las labores de fiscalización de este Servicio y el respectivo sistema garantice la fidelidad de la respectiva información, todo lo cual debe entenderse previa autorización de esta Dirección.

Precisado lo anterior, y por tener incidencia en la presente consulta, es necesario tener presente la disposición contenida en el inciso 3º del artículo 54 bis del Código del Trabajo, que a la letra establece:

"Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo anterior, y conforme a lo señalado en los incisos precedentes, las liquidaciones de remuneraciones deberán contener en un anexo, que constituye parte integrante de las mismas, los montos de cada comisión, bono, premio u otro incentivo que recibe el trabajador, junto al detalle de cada operación que le dio origen y la forma empleada para su cálculo."

De la norma legal transcrita precedentemente se infiere que las respectivas liquidaciones de remuneraciones deben contener, en un anexo, que es parte integrante de las mismas, los montos de cada comisión, bono o premio que reciba el trabajador, junto al detalle de la operación que les dio origen y la forma utilizada para el cálculo de dichos estipendios.

En relación con dicha disposición legal, la doctrina sustentada por este Servicio ha señalado, entre otros, en dictamen Nº4814/44 de 31.10.2012 que el mencionado anexo debe consignar lo siguiente:

a) Monto de cada comisión, bono, premio u otro incentivo que perciba el trabajador.

b) Detalle de cada operación que les hubiere dado origen, y

c) Procedimiento utilizado para su cálculo.

En lo que se refiere a la forma de entrega de este último documento y específicamente a la posibilidad de efectuarla a través de medios electrónicos, la doctrina vigente de este Servicio manifestada en Ordinarios Nºs 4514 y 4890, de 20.11. 2013 y 17.12.2013, respectivamente, en armonía con lo resuelto en el dictamen Nº3161/64, de 29.07.2008, antes citado, señala que resultaría jurídicamente procedente, al igual que el comprobante de pago de remuneraciones, que el anexo que establece el referido artículo 54 bis del Código del Trabajo se pudiere enviar y entregar también por dicha vía.

Teniendo presente todo lo expuesto, y dando respuesta a la consulta formulada cabe manifestar que no resulta obligatorio para el empleador entregar una copia física de los comprobantes de pago de remuneraciones de los trabajadores y de su correspondiente anexo, pudiendo emitirlos y entregarlos por vía electrónica en la medida que el medio que se utilice para tal efecto permita hacer efectivas las labores de fiscalización propias de este Servicio y garantice la fidelidad de su información, todo lo cual debe entenderse, previa autorización de esta Dirección.

Sin perjuicio de lo anterior, es preciso advertir de los antecedentes aportados en su presentación, que esa empresa se limita a poner a disposición de su personal, a través de Internet, los citados documentos, pero no los remite electrónicamente a los interesados, lo cual permite sostener que en la especie, no se cumple con el requisito previsto por la ley en orden a hacer entrega de dichos documentos. Por otra parte cabe señalar que a través de la información proporcionada, no resulta posible verificar si el sistema de que se trata cumple con las exigencias establecidas por este Servicio para la implementación de un software destinado a la centralización y gestión de documentación laboral electrónica, por lo que esta Dirección se abstiene de emitir un pronunciamiento sobre el particular.

En relación con la entrega de la documentación que nos ocupa por medios electrónicos, debo informar a Ud. que conforme a lo resuelto en forma reiterada por la jurisprudencia institucional, los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada y remitida de manera electrónica, toda vez que la mantención de una casilla electrónica o mail no es un requisito impuesto por el legislador para recibir sus comprobantes de pago de remuneraciones. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, sus liquidaciones de remuneraciones deberán ser entregadas en soporte de papel.

Conforme a la misma jurisprudencia, una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar inmediatamente el documento por correo electrónico a la casilla particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a casillas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a la documentación laboral electrónica allí almacenada.

Aclarado lo anterior, cabe indicar que analizada la documentación acompañada a su presentación, no resulta posible verificar si el sistema propuesto cumple con las exigencias establecidas por este Servicio para la implementación de un software destinado a la centralización y gestión de documentación laboral electrónica, por lo que esta Dirección se abstiene de emitir un pronunciamiento

3) Finalmente, y en cuanto a la ratificación de la doctrina contenida en el punto 1) del dictamen Nº7301/341, de 12.12.94, conforme a la cual "No procede exigir al empleador que en los comprobantes o liquidaciones de remuneraciones se encuentre estampada la firma del trabajador en señal de aceptación...", cabe señalar que la misma se encuentra plenamente vigente, habiendo servido de base para la emisión de la jurisprudencia sustentada, entre otros, en el dictamen Nº3161/64 de 29.07.2008 precedentemente anotado.

En consecuencia, sobre la base de las disposiciones legales citadas, jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a Ud., lo siguiente:

1 y 2) No resulta obligatorio para el empleador entregar una copia física de los comprobantes de pago de remuneraciones de los trabajadores y de su correspondiente anexo, pudiendo emitirlos y entregarlos por vía electrónica en la medida que el medio que se utilice para tal efecto permita hacer efectivas las labores de fiscalización propias de este Servicio y garantice la fidelidad de su información, todo lo cual debe entenderse, previa autorización de esta Dirección.

3) La doctrina contenida en el punto 2) del dictamen Nº 7301/341, de 12.12.94, conforme a la cual "No procede exigir al empleador que en los comprobantes o liquidaciones de remuneraciones se encuentre estampada la firma del trabajador en señal de aceptación..." se encuentra plenamente vigente.

Saluda a Ud.,

JOSÉ FRANCISCO CASTRO CASTRO
ABOGADO
JEFE DEPARTAMENTO JURIDICO
DIRECCION DEL TRABAJO

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