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Dictámenes y normativa

Documentación laboral; Firma por medios electrónicos;

ORD. N°6341

Atiende presentación de Sr. Benedicto Guerrero Núñez, en representación de empresa Rubrika S.A.

02-dic-2015

DEPARTAMENTO JURIDICO

K12849 (2857) 2015

ORD.: 6341 /

MAT.:Documentación laboral; Firma por medios electrónicos;

RORD.:Atiende presentación de Sr. Benedicto Guerrero Núñez, en representación de empresa Rubrika S.A.

ANT.:Presentación de 22.10.2015, de Sr. Benedicto Guerrero Núñez, en representación de empresa Rubrika S.A.

SANTIAGO, 02.12.2015

DE :JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

A:SR. BENEDICTO GUERRERO NÚÑEZ

GERENTE GENERAL

EMPRESA RUBRIKA S.A.

AGUSTINAS Nº611, OFICINAS 52-54

SANTIAGO

Mediante presentación del antecedente, solicita a esta Dirección un pronunciamiento respecto de la procedencia de que diversos documentos que emanan de las relaciones laborales sean firmados mediante firma electrónica.

Sobre el particular, cúmpleme informar a usted lo siguiente:

El artículo 1º de la Ley Nº19.799, sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de Dicha Firma, establece que las actividades reguladas por dicho cuerpo normativo se someterán, entre otros, al principio general de la equivalencia del soporte electrónico y el del papel escrito en los actos y contratos celebrados por personas naturales, jurídicas o los órganos del Estado.

Agrega el inciso final del mismo artículo que "Toda interpretación de los preceptos de esta ley, deberá guardar armonía con los principios señalados."

Complementa este principio de equivalencia, el principio de eficacia a que se refiere el inciso 1º del artículo 3º del mismo cuerpo legal, al precisar que "los actos y contratos otorgados o celebrados por personas naturales o jurídicas, suscritos por medio de firma electrónica, serán válidos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel.Dichos actos y contratos se reputarán como escritos, en los casos en que la ley exija que los mismos consten de ese modo, y en todos aquellos casos en que la ley prevea consecuencias jurídicas cuando constan igualmente por escrito."

A continuación, el inciso final de la misma norma, prescribe respecto de la rúbrica de los documentos que "La firma electrónica, cualquiera sea su naturaleza, se mirará como firma manuscrita para todos los efectos legales, sin perjuicio de lo establecido en los artículos siguientes."

A su vez, el inciso 2º del precepto en examen contempla excepciones a las reglas generales antes descritas estableciendo que;

"Lo dispuesto en el inciso anterior no será aplicable a los actos o contratos otorgados o celebrados en los casos siguientes:

a) Aquellos en que la ley exige una solemnidad que no sea susceptible de cumplirse mediante documento electrónico;

b) Aquellos en que la ley requiera la concurrencia personal de alguna de las partes,…"

De esta manera, posible es concluir, primeramente, que no existe impedimento para suscribir electrónicamente la documentación derivada de las relaciones laborales, a menos que exista en un caso particular una disposición legal expresa en contrario, o se trate de alguna de las situaciones descritas en las letras a) y b) del precitado inciso 2º del artículo 3º de la Ley Nº 19.799.

Por otra parte, en cuanto al tipo de rúbrica que puede ser utilizada para la suscripción de la documentación por la que se consulta, cabe señalar que el artículo 2, letra f), de la precitada Ley Nº 19.799, define la firma electrónica en los siguientes términos:

"Para los efectos de esta ley se entenderá por:

f) Firma electrónica: cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico, que permite al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor;"

Del precepto transcrito, cabe colegir que no ha limitado el legislador el mecanismo mediante el cual una persona puede estampar su firma en un documento electrónico. Por el contrario, el precitado concepto de rúbrica resulta sumamente amplio y permite incluir en él una amplia gama de opciones, tales como símbolos o sonidos.

De este modo, es posible inferir que los parámetros biométricos, tales como la huella digital, sólo constituyen una de las alternativas existentes para la rúbrica de documentación electrónica, por lo que su ausencia no impide que los instrumentos de que se trata puedan ser válidamente firmados a través de otras de las opciones que ha contemplado el legislador, tales como una clave o password.

En relación a su presentación, también resulta necesario hacer presente que sin importar la vía mediante la cual se firmen los documentos digitales por los que consulta, será responsabilidad del empleador velar porque los mecanismos seleccionados no impidan ni entorpezcan la labor fiscalizadora de este Servicio.

Asimismo, cabe señalar que recae en el empleador la obligación de otorgar los medios tecnológicos que permitan asegurar la fidelidad de los mismos antecedentes.

Precisado lo anterior, es necesario señalar que el software mediante el cual se genere, firme, envíe y gestione la documentación laboral en formato electrónico, debe ajustarse a las exigencias establecidas al efecto por este Servicio mediante dictamen N°0789/015, de 16.02.2015.

En consecuencia, sobre la base de las disposiciones legales citadas, jurisprudencia administrativa consultada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a Ud., que no existe impedimento para que la documentación que emana de las relaciones laborales pueda ser suscrita a través de claves o password y parámetros biométricos, en la medida que la alternativa escogida para la rúbrica se ajuste al concepto de firma electrónica contenido en el artículo 2º, letra f) de la Ley Nº 19.799.

Saluda a Ud.,

JOSÉ FRANCISCO CASTRO CASTRO

ABOGADO

JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

LBP/RCG

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ORD. N°6341
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