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Dictámenes y normativa

Sistema especial de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo;

ORD. N°3615

Atiende presentación de Sr. Yerko Scheihhing Sepúlveda, en representación de empresa Luis Jimeno Comunicaciones y Comercialización E.I.R.L., sobre autorización de sistema de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo.

08-jul-2016

DEPARTAMENTO JURIDICO

K6317 (1513) 2016

ORD.:3615 /

MAT.: Sistema especial de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo;

RORD.: Atiende presentación de Sr. Yerko Scheihhing Sepúlveda, en representación de empresa Luis Jimeno Comunicaciones y Comercialización E.I.R.L., sobre autorización de sistema de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo.

ANT.: 1) Ord. N°0938 de 10.06.2016, de Inspectora Comunal del Trabajo, Santiago Poniente.

2) Presentación de 06.06.2016, de Sr. Yerko Scheihhing Sepúlveda, en representación de empresa Luis Jimeno Comunicaciones y Comercialización E.I.R.L.

SANTIAGO, 08.07.2016

DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

A : SR. YERKO SCHEIHHING SEPÚLVEDA

EMPRESA LUIS JIMENO COMUNICACIONES Y COMERCIALIZACIÓN E.I.R.L.

COMPAÑÍA DE JESÚS N°1390, OFICINA 1509

SANTIAGO

Mediante su presentación del antecedente 2), Ud., solicita un pronunciamiento de este Servicio en relación a un sistema de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo, a fin de determinar si el mismo se ajustaría a las exigencias que conforme al inciso 1º del artículo 33 del Código del Trabajo y dictamen Nº696/027, de 24.01.96, debe reunir un sistema de tipo electrónico computacional para poder ser considerado un mecanismo válido de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo.

Sobre el particular, cumplo con informar a Ud. que el artículo 33 del Código del Trabajo, en su inciso primero, dispone:

"Para los efectos de controlar la asistencia y determinar las horas de trabajo, sean ordinarias o extraordinarias, el empleador llevará un registro que consistirá en un libro de asistencia del personal o en un reloj control con tarjetas de registro".

Del precepto legal transcrito se desprende que la asistencia y las horas de trabajo, ordinarias o extraordinarias, se controlan y determinan mediante un registro que puede asumir una de las siguientes formas:

a) Un libro de asistencia del personal, o

b) Un reloj con tarjetas de registro.

Al respecto, primeramente cabe precisar que la Dirección del Trabajo, mediante dictamen Nº696/027, de 24.01.96, fijó las características o modalidades básicas que debe reunir un sistema de tipo electrónico-computacional, para entender que el mismo constituye un sistema válido de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo de acuerdo con la normativa laboral vigente.

Conforme a la doctrina precitada, no se encuentra dentro de las facultades de esta Dirección, el certificar a priori que las características técnicas de un determinado sistema computacional permitan asimilarlo a un registro de asistencia y determinación de las horas de trabajo en los términos del artículo 33 del Código del Trabajo, en tanto no se implemente en una empresa determinada.

Por el contrario, la competencia de este Servicio se encuentra limitada a que se cumplan las disposiciones legales y reglamentarias al implementarse el referido sistema por una empleadora, situación que deberá ser analizada en cada caso en particular.

En razón de lo expuesto, es que las denominadas solicitudes de autorización para implementar un determinado sistema de control electrónico computacional de asistencia y determinación de las horas de trabajo, son resueltas por esta Dirección del Trabajo, en términos de limitarse a determinar si los antecedentes acompañados se ajustan o no a las exigencias establecidas en el referido dictamen Nº696/027, de 24.01.96, y si se da cumplimiento a las normas reglamentarias que, en lo pertinente, aún se encuentran vigentes, en especial, a lo dispuesto en el artículo 20 del Reglamento N°969, de 1933, conforme a las cuales se deben emitir reportes semanales que contengan la suma total de horas trabajadas por cada dependiente, quien los firmará en señal de aceptación.

De lo expuesto, se infiere necesariamente que tales resoluciones no autorizan o deniegan la implementación de un determinado sistema en particular, sino que se limitan a pronunciarse acerca de si cumple o no los requisitos antes señalados, todo lo cual debe entenderse sin perjuicio de la facultad fiscalizadora del Servicio.

Corrobora lo señalado, la circunstancia de que cualquier empleador, cumpliendo los requisitos establecidos en el pronunciamiento citado, puede válidamente implementar un sistema electrónico-computacional de asistencia y determinación de las horas de trabajo, debiendo acreditar tales circunstancias ante eventuales fiscalizaciones practicadas por personal de este Servicio, toda vez que lo contrario significaría establecer un requisito no contemplado en la ley.

Precisado lo anterior, es del caso indicar que las características que debe cumplir un sistema como el que se consulta -de acuerdo a lo señalado en el precitado dictamen Nº696/27, de 24.01.96- son las siguientes:

a) El sistema deberá permitir, mediante un dispositivo electrónico con reloj incorporado, el registro automático de la identidad del trabajador, la fecha, hora y minutos en que se inicia y termina la jornada de trabajo al deslizar por los lectores del reloj una tarjeta personal de identificación provista de banda magnética.

La información proporcionada por el recurrente no señala si el sistema da cumplimiento cabal a este requisito, por lo que no se puede tener por cumplido.

b) En caso que el número de tarjeta del trabajador sea distinto a su Rut, dicho número debe mantenerse permanentemente, mientras dure la relación laboral, y encontrarse grabado en la banda magnética de la misma e impreso en su parte anterior. De acuerdo a lo informado, el sistema utiliza para el reconocimiento una tarjeta. Sin embargo no se señala si ella cumple con esta exigencia por lo que no se da por cumplida la condición.

c) En cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 20 del Reglamento Nº969, de 1933, vigente a la fecha, el sistema debe entregar reportes semanales que contengan la suma total de las horas trabajadas por cada dependiente, quien los firmará en señal de aceptación.

Al respecto, cabe indicar que la presentación no señala que el sistema de cumplimiento a este requisito, por lo que no se tiene por acreditado.

d) Asimismo, el sistema computacional de control de asistencia debe también posibilitar la entrega diaria al trabajador del estado de su asistencia registrada electrónicamente por el reloj incorporado al dispositivo, para lo cual debe contar con una impresora u otro elemento asociado en éste que permita la emisión automática de un comprobante impreso de forma que el trabajador tenga un respaldo diario físico y tangible de su asistencia, cumpliéndose así el objetivo que tuvo en vista el legislador al establecer los sistemas tradicionales de registro de asistencia.

La información tenida a la vista para la confección del presente informe no señala que el dispositivo cuente con impresora, por lo que no se tiene por cumplida esta condición.

e) El reloj incorporado al dispositivo electrónico deberá estar dotado de: 1) memoria interna que permita guardar la fecha y hora en que cada tarjeta ha sido leída, con una capacidad de, a lo menos, 4 eventos por cada trabajador; 2) batería para operación en caso de corte de energía eléctrica, con autonomía de 24 horas; 3) batería para almacenamiento de parámetros de configuración, con autonomía de doce meses; 4) dispositivos para definir si se inicia o termina la jornada de trabajo y 5) puerta de impresora para emitir los comprobantes de los eventos registrados.

De los 5 requisitos contenidos en este literal, la presentación sólo hace referencia 1) y 4). Particularmente, en cuanto al número 2, la presentación indica que la batería respalda el sistema por 6 horas, en circunstancias que lo exigido son 24. Atendido lo anterior, el sistema no se ajusta a la normativa administrativa vigente.

f) El software que se instale en el computador, que permita tanto el traspaso de la información registrada como el procesamiento de la misma, deberá ser un sistema cerrado de base de datos, debidamente certificado, en términos que asegure la inviolabilidad de éstos. La presentación no hace referencia a esta condición por lo que no se puede dar por cumplida.

g) La certificación de que el software utilizado está constituido por un sistema cerrado de datos deber ser otorgada por un organismo público competente o privado que garantice que el mismo cumple con dichas características técnicas.

Sobre el punto, se debe destacar que la presentación que nos ocupa no acompaña el pertinente certificado.

En conclusión, analizada la información acompañada a la luz de la jurisprudencia administrativa invocada, normas legales y reglamentarias precitadas, es posible concluir que el dispositivo de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo, propuesto por la empresa Luis Jimeno Comunicaciones y Comercialización E.I.R.L., de acuerdo a los antecedentes expuestos en su presentación, no se ajusta a las exigencias que conforme al inciso 1º del artículo 33 del Código del Trabajo y dictamen Nº696/027, de 24.01.96, debe reunir un sistema de tipo electrónico computacional para poder ser considerado un mecanismo válido de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo, por las razones expuestas en el cuerpo del presente informe.

Finalmente, es dable indicar que el dictamen Nº696/027, de 24.01.96, en el cual se basa el sistema consultado, sólo seguirá en vigencia hasta el 24.02.2017, según dispone el dictamen N°1140/027, de 24.02.2016, disponible en la página Web de este Servicio, el cual ya se encuentra vigente y que reemplaza la normativa sobre la materia.

Lo que informo a usted a fin de tomar las medidas que estime pertinentes.

Saluda a Ud.,

JOSÉ FRANCISCO CASTRO CASTRO

ABOGADO

JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

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