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Dictámenes y normativa

Documentación laboral; Gestión y firma por medios electrónicos; Firma electrónica simple;

ORD. N°477

Atiende presentación de Sr. Rafael Pérez López, en representación de empresa E-Digital Chile S.A., sobre documentación laboral electrónica.

27-ene-2017

DEPARTAMENTO JURIDICO

K11193 (2481) 2016

ORD.:477/

MAT.: Documentación laboral; Gestión y firma por medios electrónicos; Firma electrónica simple;

RORD.: Atiende presentación de Sr. Rafael Pérez López, en representación de empresa E-Digital Chile S.A., sobre documentación laboral electrónica.

ANT.: 1) Instrucciones de 16.12.2016, de Jefa Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho.

2) Presentación de 04.11.2016, de Sr. Rafael Pérez López, en representación de empresa E-Digital Chile S.A.

SANTIAGO, 27.01.2017

DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

A : SR. RAFAEL PÉREZ LÓPEZ

E-DIGITAL CHILE S.A.

BADAJOZ Nº100, PISO 15

LAS CONDES

Mediante su presentación del antecedente 2), solicita un pronunciamiento respecto de la posibilidad de implementar un sistema de generación, firma, gestión y notificación de documentación laboral electrónica.

Al respecto, cúmpleme informar a usted lo siguiente:

Esta Dirección ha señalado, entre otros, en Ord. N°4826, de 05.11.2012, que la documentación que emana de las relaciones laborales individuales tiene el carácter de instrumento privado.

Sobre el particular, es dable precisar que si bien el instrumento privado no goza de una definición explícita en nuestra legislación, puede conceptualizárselos por exclusión -atendiendo a sus características- como todo documento o escrito que da cuenta de un acto o contrato y que no reviste las particularidades de un instrumento público.

En tal orden de ideas, es necesario señalar que el artículo 4º de la Ley Nº19.799, sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de Dicha Firma, prescribe:

"Los documentos electrónicos que tengan la calidad de instrumento público, deberán suscribirse mediante firma electrónica avanzada."

Del texto transcrito puede colegirse -a contrario sensu-, que aquellos documentos que no tengan la calidad de instrumento público no requieren de firma avanzada para su validez.

De tal manera, la naturaleza jurídica de los documentos a suscribir no requiere la intervención de un ministro de fe, ni de otra institución para su validez.

Por tales razones, en aquellos casos en que sea requerida la firma del trabajador o de ambas partes, bastará para la validez del instrumento una firma electrónica simple, cuyas características se ajusten a lo dispuesto en el artículo 2º letra f) de la ley N°19.799, sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma, cuyo texto es el siguiente:

"Para los efectos de esta ley se entenderá por:…

…f) Firma electrónica: cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico, que permite al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor;"

Precisado lo anterior, es dable indicar que si bien para suscribir la documentación electrónica que emana de las relaciones laborales basta utilizar firma electrónica simple, no existe inconveniente para que -tal como se desprende de su presentación-, se emplee también firma electrónica avanzada.

Aclarado lo anterior, cabe señalar, en cuanto al software de generación y administración de los documentos laborales, que su presentación explica en detalle el proceso de enrolamiento, firma documental así como las medidas de seguridad del sistema.

En el mismo contexto, es dable indicar que de acuerdo a la documentación analizada, la plataforma propuesta da cumplimiento a los requisitos vigentes para la validación de ese tipo de soluciones, contenidos, entre otros, en dictamen N°789/015, de 16.02.2015, por lo que su utilización se encontrará ajustada a Derecho.

Es todo cuanto puedo informar a usted sobre la materia consultada.

Saluda a Ud.,

JOSÉ FRANCISCO CASTRO CASTRO

ABOGADO

JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

LBP/RCG

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ORD. N°477
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