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Dictámenes y normativa

Documentación laboral; Centralización por medios electrónicos;

ORD. N°2550

Atiende presentación de Sr. Gustavo Hernán Lorca Quitral, en representación de Grupo Prosegur, sobre centralización de documentación laboral.

08-jun-2017

DEPARTAMENTO JURIDICO

K1189 (287) 2017

ORD.:2550/

MAT.: Documentación laboral; Centralización por medios electrónicos;

RORD.: Atiende presentación de Sr. Gustavo Hernán Lorca Quitral, en representación de Grupo Prosegur, sobre centralización de documentación laboral.

ANT.: 1) Instrucciones de Comparecencia de 25.05.2017, de Jefa Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho

2) Instrucciones de Comparecencia de 10.04.2017, de Jefa Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho.

3) Presentación de 06.02.2017, de Sr. Gustavo Hernán Lorca Quitral, en representación de Grupo Prosegur.

SANTIAGO, 08.06.2017

DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

A : SR. GUSTAVO HERNÁN LORCA QUITRAL

JEFE DE LITIGIOS

GRUPO PROSEGUR

LOS GOBELINOS N°2567, CIUDAD EMPRESARIAL

RENCA

Mediante su presentación de antecedente 3), solicita un pronunciamiento jurídico de este Servicio, respecto de la posibilidad de ofrecer copias digitalizadas de la documentación laboral con el objeto de mantener centralizada dicha información atendido el giro de las compañías que representa.

Sobre el particular, cúmpleme informar a usted lo siguiente:

El los incisos 6° y 7° del artículo 9° del Código del Trabajo, disponen:

"Conforme a lo señalado en el inciso anterior, cuando exista la necesidad de centralizar la documentación laboral y previsional, en razón de tener organizado su giro económico en diversos establecimientos, sucursales o lugares de trabajo o por razones de administración, control, operatividad o seguridad o que sus trabajadores presten servicios en instalaciones de terceros, o lugares de difícil referida documentación, como labores agrícolas, mineras o forestales y de vigilancia entre otras, las empresas podrán solicitar a la Dirección del Trabajo autorización para centralizar los documentos antes señalados y ofrecer mantener copias digitalizadas de dichos documentos laborales y previsionales. Para estos efectos, el Director del Trabajo, mediante resolución fundada, fijará las condiciones y modalidades para dicha centralización. La Dirección del Trabajo deberá resolver la solicitud de que trata este inciso en un plazo de treinta días, no siendo exigible la obligación establecida en el inciso quinto, en tanto no se notifique dicha respuesta al peticionario.

La autorización de centralización podrá extenderse a toda la documentación laboral y previsional que se deriva de las relaciones de trabajo, salvo en lo referido al registro control de asistencia a que se refiere el inciso primero del artículo 33 de este Código."

Por su parte, el inciso 2º del artículo 31 del D.F.L. Nº2, de 1967, Ley Orgánica de la Dirección del Trabajo, expresa:

"Toda aquella documentación que deriva de las relaciones de trabajo deberá mantenerse en los establecimientos y faenas en que se desarrollen labores y funciones."

La norma legal transcrita establece la obligación para el empleador de mantener en los establecimientos y faenas en que se desarrollen labores y funciones, toda la documentación derivada de las relaciones de trabajo y, además, busca dar protección a las partes que concurren a dicha relación a partir de la expresión formal de sus derechos y obligaciones lo que, a su vez, facilita la labor fiscalizadora de este Servicio.

Sin embargo, como ha señalado esta Dirección a través de dictamen Nº3161/064 de 29.07.2008, lo dispuesto en el precitado inciso 2º del artículo 31 del D.F.L. Nº2, de 1967, no debe ser un obstáculo para el desarrollo de procesos informáticos cuando en la práctica éstos guarden una debida armonía entre modernidad y eficiencia, al permitir el cabal cumplimiento de las disposiciones legales y faciliten la labor fiscalizadora de los organismos competentes.

En tal contexto, cabe precisar que la centralización de documentación -en papel o en formato electrónico- que emana de las relaciones laborales debe contar -en forma previa a su materialización- con la autorización de esta Dirección, para lo cual los interesados deben dar cumplimiento a la regulación administrativa respectiva contenida en la Orden de Servicio N°01, de 26.01.2010, cuya copia se adjunta para su mejor comprensión.

Es todo cuanto puedo informar a usted sobre la materia consultada.

Saluda a Ud.,

JOSÉ FRANCISCO CASTRO CASTRO

ABOGADO

JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

LBP/RCG

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ORD. N°2550
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