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Dictámenes y normativa

Remuneraciones; Restitución; Reajustes e intereses; Mora o incumplimiento;

ORD. N°3645

Atiende consulta relacionada con la modalidad utilizada por la empresa Enel Generación Chile S.A. (anteriormente Endesa Chile S.A.) para efectuar la devolución de los gastos generados por los trabajadores que deben efectuar viajes en representación de la empresa.

09-ago-2017

K. 7968(1865) 2016

ORD. Nº3645/

MAT.: Remuneraciones; Restitución; Reajustes e intereses; Mora o incumplimiento;

RORD.: Atiende consulta relacionada con la modalidad utilizada por la empresa Enel Generación Chile S.A. (anteriormente Endesa Chile S.A.) para efectuar la devolución de los gastos generados por los trabajadores que deben efectuar viajes en representación de la empresa.  

ANT.: 1.-Instrucciones de 10.07.2017, de Jefe Departamento Jurídico.

2.- Ord. N°1710, de 09.06.2017, de Inspectora Provincial del Trabajo de Santiago, recibido el 16.06.2017.

3.- Ord. N°1543, de 07.04.2017, de Jefa Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho.

4.- Ord.N°258, de 24.01.2017, de Inspector Provincial del Trabajo de Santiago (S)

5.-Ord. N°6034, de 22.12.2016, de Jefa Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho.

6.-Ord. N°4963, de 05.10.2016, de Jefa Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho.

7.-Oficio N°55 de 31.08.2016, de Sr. Humberto Bermúdez Ramírez, Asesor Jurídico Empresa Endesa Chile.

8.-Ord. N°4359, de 24.08.2016, de Jefa Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho.

9-Pase N°308, de 05.08.2016, de Subjefe Departamento de Inspección.

10.-Presentación de 29.07.2016, de Sindicato Nacional Interempresa de Ingenieros Ejecución y Profesionales de ENDESA Chile y Filiales.

SANTIAGO, 09.08.2017

DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

A : SINDICATO NACIONAL INTEREMPRESA DE INGENIEROS DE EJECUCIÓN

Y PROFESIONALES DE ENDESA CHILE S.A. Y FILIALES

PARÍS N°778

SANTIAGO

Mediante presentación del antecedente 10), han solicitado un pronunciamiento de esta Dirección respecto del plazo en que dicha empleadora debe efectuar la devolución de las sumas de dinero por concepto de “gastos a reembolsar”, a aquellos trabajadores que deben viajar en representación de la misma en virtud de una comisión de servicios.

Hacen presente que se ha detectado que en ciertos casos la empresa ha demorado más de treinta días en efectuar tal devolución, lo cual perjudica a los trabajadores que han solventado los gastos del viaje con su propio patrimonio, toda vez que los montos no se reintegran debidamente reajustados.

Al respecto es necesario hacer presente que con el objeto de obtener mayores antecedentes sobre la situación planteada, se solicitó una fiscalización a la empresa Enel Generación Chile S.A., ex Endesa Chile S.A., la que fue llevada a efecto por el fiscalizador dependiente de la Inspección Provincial del Trabajo de Santiago, Sr. Juan Carlos Armijo Astudillo, la que fue complementada posteriormente, por el funcionario de la misma dependencia, Sr. Julio Troncoso Farfán.  

Con el mismo propósito se confirió traslado de dicha presentación a la mencionada empleadora, a fin de que expresara sus puntos de vista sobre el particular y aportara antecedentes, trámite que no fue evacuado por ésta.

Ahora bien, de los antecedentes proporcionados por el fiscalizador Sr. Armijo y que constan en informe N°1301.2016.5904, aparece que se constituyó en la Empresa Enel Generación Chile S.A. (anteriormente Endesa Chile S.A.) en dos oportunidades —5 y 16 de enero de 2017— pudiendo establecer, a través de la entrevista sostenida con el analista de Relaciones Laborales, Sr. Luis Monsalve, que la devolución de gastos por los conceptos anotados se efectúa conforme a las normas que se contienen en el documento denominado “Procedimiento de Anticipo y Liquidación de Gastos de Viaje”, cuya aplicación involucra a los departamentos de Recursos Humanos, Contabilidad y Tesorería de la empresa.

Según lo informado por el Sr. Monsalve, todo trabajador que debe realizar un viaje al extranjero en representación de aquella, percibe un viático de 25 dólares por cada día de duración de dicho viaje, destinado a solventar gastos menores, cuya percepción no está sujeta a rendición o justificación posterior. Además de ello, el trabajador recibe un anticipo de dinero para costear gastos de alimentación y otros similares, el cual debe ser solicitado con antelación a través de un “Workflow” (flujo de trabajo).

Agrega el declarante que la suma que se otorga en calidad de anticipo puede ser mayor al gasto real efectuado, caso en el cual el trabajador debe depositar las diferencias existentes en la cuenta bancaria de la empresa. Por el contrario, es decir, cuanto el anticipo es de un monto inferior, la empresa debe restituir las sumas, correspondientes a los afectados conforme al procedimiento establecido al efecto. Lo mismo sucede cuando, debido a la premura del viaje o problemas que se presenten con el workflow, el trabajador no pide el referido anticipo.

De acuerdo a la información recabada, el procedimiento de devolución de fondos se inicia con la solicitud que en tal sentido efectúa el afectado, quien tiene un plazo de 7 días para presentar la rendición de los montos utilizados e ingresar el workflow de gastos. Dicha rendición es visada por el interventor de gastos — trámite que demora aproximadamente una semana— y revisada posteriormente por el Departamento de Contabilidad de la empresa, gestión que puede demorar otra semana.

Realizados y aprobados dichos trámites, los antecedentes son remitidos a Tesorería, oficina que tiene fijados dos días a la semana—martes y jueves— para efectuar los pagos correspondientes a través de un vale vista del Banco Santander.

El fiscalizador actuante concluye su informe, señalando que el proceso de devolución de gastos puede demorar hasta 4 semanas (28 días).

En informe complementario N°1301-2017-1770 evacuado —petición de este Departamento— por el fiscalizador Julio Troncoso Farfán, se manifiesta que el Manual de Procedimiento de Anticipo y Liquidación de Gastos de Viaje, anteriormente mencionado, no forma parte de los contratos individuales de trabajo de los involucrados ni tampoco del respectivo reglamento interno, situación que fue reconocida por la empleadora a través de su  representante, Sr. Luis Monsalve C., quien señaló, no obstante, que sus disposiciones constituyen una política general que se aplica también en otras empresas del holding. Según lo señalado por el mencionado representante, el contenido de dicho Manual es informado a los trabajadores via Intranet. Para acreditar lo anterior, envió al fiscalizador actuante, a través de correo electrónico, la “captura de pantalla” del inicio de la red informática interna de la empresa que hace alusión a la publicación de dicho procedimiento con fecha 10.09.2015.

En cuanto al desfase que se produce en el reintegro de los gastos solventados por los trabajadores con recursos propios, el señalado funcionario informa que se tomó declaración bajo juramento al abogado de la empresa, Sr. Humberto Bermúdez Ramírez, quien, en síntesis, señaló que el retardo en la devolución de dichos gastos se produce porque el procedimiento de viáticos no prevé tal posibilidad ya que lo normal es que los recursos económicos necesarios les sean proporcionados antes de trasladarse a terreno. Añade que tal conducta constituye una mala práctica de los trabajadores que trae como consecuencia que la restitución de las sumas correspondientes no pueda realizarse de inmediato. Ratificando la información proporcionada anteriormente por el Sr. Luis Monsalve, expresa que de acuerdo a las normas de procedimiento contempladas en el Manual en referencia, específicamente las que se contienen en el numeral 4.2.1., los trabajadores deben informar de su desempeño en terreno, teniendo derecho a un anticipo de 25 dólares diarios para gastos menores no sujetos a restitución y a otro, destinado a solventar los gastos del respectivo cometido, cuyas sumas sí deben justificarse. Expresa finalmente que puede haber casos en que el trabajador no avise su salida y por lo tanto, no reciba los señalados anticipos o que no acredite prontamente, una vez cumplido dicho cometido, los gastos realizados con recursos propios.

Efectuadas las precisiones anteriores, cabe informar a Uds. lo siguiente:

El artículo 63 del Código del Trabajo, prescribe:

“Las sumas que los empleadores adeudaren a los trabajadores por concepto de remuneraciones, indemnizaciones o cualquier otro, devengadas con motivo de la prestación de servicios, se pagarán reajustadas en el mismo porcentaje en que haya variado el Índice de Precios al Consumidor determinado por el Instituto Nacional de Estadísticas, entre el mes anterior a aquel en que debió efectuarse el pago y el precedente a aquel en que efectivamente se realice”.

“Idéntico reajuste experimentarán los anticipos, abonos o pagos parciales que hubiera hecho el empleador.

“Las sumas a que se refiere el inciso primero de este artículo, reajustadas en la forma allí indicada, devengarán el máximo interés permitido para operaciones reajustables.”

Del precepto legal antes anotado se desprende que las sumas adeudadas por el empleador por concepto de remuneraciones, indemnizaciones o cualquier otro, devengadas con motivo de la prestación de servicios, deben pagarse reajustadas en el mismo porcentaje en que haya variado el Índice de Precios al Consumidor determinado por el Instituto Nacional de Estadísticas entre el mes en que debió efectuarse el pago y el precedente a aquel en que efectivamente se realice.

Se desprende, asimismo, que las sumas señaladas anteriormente, reajustadas de conformidad al procedimiento indicado, devengarán el máximo interés permitido para operaciones reajustables a partir de la fecha en que se hizo exigible la obligación, es decir, desde el día en que ella debió cumplirse.

Ahora bien, la jurisprudencia administrativa generada en relación al citado precepto y que se contiene, entre otros, en dictámenes Nºs 2100, de 08.06.79, 2.099-128 de 18.04.86 y 3.539-102 de 13.05.91, ha precisado que la única condición que el legislador ha establecido para que opere el reajuste e interés que en él se consignan, es que "el empleador adeude sumas determinadas, es decir, que no las haya pagado en el momento que se hicieron exigibles, y como consecuencia de ello se encuentre en mora; en otros términos, la reajustabilidad e interés en comento operan en la medida que el empleador se halle en una situación de inobservancia o incumplimiento de normas legales o convencionales que le impongan la obligación de pagar a sus dependientes ciertas remuneraciones u otros estipendios derivados de la prestación de los servicios.” La misma jurisprudencia ha establecido que el objetivo de dicha norma es, por una parte, sancionar el retardo en que ha incurrido el empleador desde el momento en que se hizo exigible la respectiva obligación y, por otra, compensar al trabajador, procurando resarcirle el detrimento económico que ha experimentado su patrimonio al no habérsele efectuado el pago oportuno de algún beneficio.

En relación a lo expuesto, resulta útil informar que la jurisprudencia administrativa de este Servicio, ha precisado que en el evento de que “el pago de una obligación sea con un retraso inferior a un mes, el IPC que habrá de tomarse en consideración será el del mes precedente aplicado en forma proporcional por los días de retraso en que haya incurrido el empleador en dar cumplimiento a su obligación, toda vez que en caso contrario, esto es, —aplicación íntegra del I.P.C— se estaría vulnerando el objetivo de la disposición legal ”(dictamen N°2909 de 08.06.84)

Ahora bien, el documento denominado “Procedimiento de Anticipo y Liquidación de Gastos de Viaje“, antes mencionado, el que — según lo declarado por la parte empleadora— rige desde el año 2015, contempla un régimen de anticipos que los trabajadores pueden solicitar a la tesorería de la empresa a través del encargado del área a que pertenezcan mediante el sistema “SIE 2000 A”, De acuerdo a lo allí establecido, los involucrados deberán conservar los comprobantes de pago de los gastos realizados en el viaje, como también, de los anticipos recibidos.

Respecto a los trabajadores que no soliciten el citado anticipo, el mencionado documento establece que también podrán realizar la liquidación de los gastos a través del mismo sistema SIE 2000 A., lo cual contradice lo aseverado por la empresa en cuanto a que dicha modalidad constituiría una mala práctica de los trabajadores no prevista en el sistema.

El citado documento describe el procedimiento para solicitar la restitución de las sumas que se generen a favor del trabajador, tanto si estas derivan de diferencias entre los montos anticipados y los gastos reales efectuados, como también, si no hubieren existido anticipos y aquél hubiere asumido tales gastos con recursos propios.

Ahora bien, el referido análisis ha permitido también establecer que el documento en comento no establece plazos precisos para cumplir las diferentes etapas que comprende el proceso de reintegro de las sumas correspondientes, no obstante lo cual el fiscalizador actuante informa que, en la práctica, el trámite total demora alrededor de 28 días.

Acorde a todo lo expuesto, preciso es convenir que si bien la situación planteada encuadra dentro de aquellas previstas en el artículo 63 del Código del Trabajo, que hacen aplicable las normas sobre reajustabilidad e intereses allí previstas, no fue posible determinar la existencia de mora o retardo en la obligación de restituir las sumas correspondientes a los gastos de viaje costeados con recursos propios de los trabajadores, requisito que conforme a la doctrina institucional precitada, debe cumplirse necesariamente para que operen tales normas.

En efecto, como ya se indicara, el procedimiento de restitución de dichas sumas se lleva a cabo de acuerdo a las normas que al efecto se contienen en el documento precitado, cuyas diversas etapas no contemplan un plazo determinado para su ejecución, circunstancia que impide establecer si el empleador se encuentra en situación de incumplimiento de la respectiva obligación  de restitución. A lo anterior cabe agregar lo verificado en terreno por los fiscalizadores actuantes en orden a que el aludido procedimiento se aplica en los términos precedentemente indicados desde fines del año 2015 y que los trámites pertinentes abarcan un lapso máximo de 28 días.

De esta suerte y atendidas las consideraciones enunciadas en párrafos que anteceden, cúmpleme informar a Uds. que este Servicio debe abstenerse de emitir un pronunciamiento en los términos requeridos por esa entidad sindical. Lo anterior debe entenderse sin perjuicio del derecho que asiste a esa organización, de someter el asunto al conocimiento y resolución de los Tribunales de Justicia competentes.

Saluda a Uds.                                  

JOSÉ FRANCISCO CASTRO CASTRO

ABOGADO

JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

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ORD. N°3645
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