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Dictámenes y normativa

Documentación laboral; Gestión por medios electrónicos;

ORD. N°4117

El sistema que propone no da cumplimiento a los elementos básicos que debe cumplir todo software de gestión de documentación laboral electrónica, para considerarlo como válido en los términos exigidos por la normativa vigente, sin perjuicio de las demás consideraciones contenidas en el cuerpo del presente informe.

05-sep-2017

DEPARTAMENTO JURÍDICO

UNIDAD DE DICTÁMENES E

INFORMES EN DERECHO

K 6982 (1575) 2017

ORD.:4117/

MAT.: Documentación laboral; Gestión por medios electrónicos;

RORD.: El sistema que propone no da cumplimiento a los elementos básicos que debe cumplir todo software de gestión de documentación laboral electrónica, para considerarlo como válido en los términos exigidos por la normativa vigente, sin perjuicio de las demás consideraciones contenidas en el cuerpo del presente informe.

ANT.: Presentación de 21.07.2017, de don Miguel Collado Yantén, en representación de Innovasoft.

SANTIAGO, 05.09.2017

DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

A : MIGUEL COLLADO YANTÉN

INNOVASOFT

PADRE ALONSO DE OVALLE Nº612, OFICINA 4

SANTIAGO

mcollado@winper.cl

Mediante la presentación del antecedente, Ud. ha solicitado a esta Dirección del Trabajo que se analice la funcionalidad del software denominado WinPer, a fin de que se certifique que este puede ser utilizado por los clientes de la empresa Innovasoft, y que se autorice su implementación.

Precisa que WinPer no es un sistema de control de asistencia, sino que está orientado a apoyar el proceso de remuneraciones y la gestión de recursos humanos de las empresas que lo contratan e instalan, y que es administrado autónomamente por sus clientes.

Sobre el particular, cumple informar, que el artículo 31° del DFL Nº2, de 1967, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, dispone: “Los funcionarios del Trabajo podrán requerir de los empleadores, patrones o de sus representantes y de sus organizaciones, toda la documentación necesaria para efectuar las labores de fiscalización que les corresponda y todos los datos pertinentes para realizar las encuestas que patrocina la Dirección del Trabajo, incluso la exhibición de sus registros contables para su examen.

“Toda aquella documentación que deriva de las relaciones de trabajo deberá mantenerse en los establecimientos y faenas en que se desarrollen labores y funciones”.

La jurisprudencia administrativa de este Servicio contenida, entre otros, en los dictámenes Nos3.161/064, de 29.07.2008 y 789/015, de 16.02.2015, ha sostenido que la norma transcrita establece la obligación del empleador de mantener en los establecimientos y faenas en que se desarrollen labores, toda la documentación derivada de las relaciones de trabajo, buscando además, dar protección a las partes, a partir de la expresión formal de sus derechos y obligaciones lo que, a su vez, facilita la labor fiscalizadora de este Servicio. Agrega la doctrina, que lo dispuesto en el precitado inciso segundo “no debe ser un obstáculo para el desarrollo de procesos informáticos cuando en la práctica éstos guarden una debida armonía entre modernidad y eficiencia, al permitir el cabal cumplimiento de las disposiciones legales y faciliten la labor fiscalizadora de los organismos competentes”.

Los dictámenes aludidos también establecieron los elementos básicos que debe cumplir todo software de gestión de documentación laboral electrónica, para considerarlo como un sistema válido, en los términos exigidos por el inciso segundo del ya citado artículo 31, del DFL Nº2, a saber:

“a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.

“b) Contemplar una medida de seguridad a establecer conjuntamente con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica.

“c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.

“d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.

“e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica simple o avanzada, dependiendo de la naturaleza o los efectos jurídicos que el documento deba producir”.

De la información contenida en la presentación que se analiza, cumple indicar, que respecto del elemento designado con la letra d) precedente, Ud. anota que “WinPer muestra la información en formato de archivos PDF, por lo cual el cliente puede incrustar mediante el servicio de empresas certificadas las firmas electrónicas simples o avanzadas según requieran. Para esto es necesario que independiente del uso de WinPer contrate los servicios de empresas que proporcionen la firma electrónica y luego alojar esos documentos en sus servidores en directorios que el usuario administrador del cliente define para que WinPer lo despliegue con las firmas incorporadas”.

En lo relacionado con el requisito e), la presentación anota que “Esto es una actividad propia de nuestro cliente con los fiscalizadores”.

Como es posible advertir, el sistema que Ud. presenta no da cumplimiento por sí mismo a los elementos básicos que, de acuerdo con la doctrina institucional, debe cumplir un sistema de gestión de documentación laboral electrónica, sino que necesita que sus clientes adquieran e implementen otro sistema computacional diverso, para que ambos softwares, en conjunto, den cumplimiento a los requisitos ya aludidos. Por lo tanto, cumple indicar que WinPer no da cumplimiento a los elementos mínimos para considerarlo como válido para la gestión de documentación laboral electrónica.

No obstante lo anterior, cumple hacer presente, que los empleadores que deseen implementar un sistema de gestión de documentación laboral deben requerir autorización de este Servicio para esos efectos, trámite diverso e independiente de la verificación que pueda solicitar la empresa que crea y comercializa un software computacional para estos efectos.

En razón de lo anterior no procede que esta Dirección, fundada exclusivamente en el hecho de que un sistema computacional cumple con los requisitos normativos para considerarlo válido como gestor de documentación laboral, autorice su implementación sin que el empleador respectivo solicite dicha autorización.

En consecuencia, es posible concluir que el sistema que propone no da cumplimiento a los elementos básicos que debe cumplir todo software de gestión de documentación laboral electrónica, para considerarlo como válido en los términos exigidos por la normativa vigente, sin perjuicio de las demás consideraciones contenidas en el cuerpo del presente informe.

Saluda a Ud.,

JOSÉ FRANCISCO CASTRO CASTRO

ABOGADO

JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

LBP/KRF

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ORD. N°4117
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