Ordinarios

Registro de asistencia; Modificación de las marcaciones;

ORD. N°1001

20-feb-2018

Atiende solicitud de empresa Waleda Chile S.p.A., sobre procedimiento de reemplazo de marcaciones en un sistema de registro y control de asistencia electrónico.

DEPARTAMENTO JURIDICO

K11787 (2567) 2017

ORD.:1001/

MAT.: Registro de asistencia; Modificación de las marcaciones;

RORD.: Atiende solicitud de empresa Waleda Chile S.p.A., sobre procedimiento de reemplazo de marcaciones en un sistema de registro y control de asistencia electrónico.

ANT.: 1) Instrucciones de 23.01.2018, de Jefa (S) Departamento Jurídico.

2) Ord. N°1774, de 30.11.2017, de Inspectora Comunal del Trabajo, Santiago Oriente.

3) Presentación de 28.11.2017, de Sra. Karina Pozo Vargas, en representación de empresa Waleda Chile S.p.A.

SANTIAGO, 20.02.2018

DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

A : SRA. KARINA POZO VARGAS

WELEDA CHILE S.P.A.

EVARISTO LILLO N°78, OFICINA 41

LAS CONDES

Mediante presentación del antecedente 3), usted solicita un pronunciamiento de este Servicio, respecto de un procedimiento de reemplazo de marcaciones en un sistema de registro y control de asistencia electrónico.

Sobre la materia, es del caso indicar que esta Dirección, a través de dictamen N°5849/133, de 04.12.2017, ha autorizado el reemplazo o llenado de marcaciones en los sistemas de que se trata, en la medida que se respeten las condiciones que el mismo pronunciamiento indica.

En efecto, el citado dictamen en su punto 3.4, en lo pertinente, dispone:

“En tal orden de consideraciones, se ha estimado necesario actualizar la doctrina señalada, autorizando a los empleadores a modificar marcaciones de los registros de asistencia, siempre y cuando se respeten las siguientes condiciones copulativas:

3.4.1-. Para alterar o llenar un registro faltante, se propondrá al trabajador (por medio de papel o correo electrónico) la información de reemplazo de la marca, quien podrá aceptar o rechazar la propuesta. En ambos casos su manifestación de voluntad debe ser escrita y clara. Si el dependiente no contestara la propuesta en un plazo prefijado, no inferior a 48 horas, se entenderá que rechaza la fórmula y la marca o su ausencia permanecerán en su estado original.

3.4.2-. La modificación, eliminación o reemplazo de una marca de ingreso o salida, de una ausencia o un atraso, siempre debe quedar visible en pantalla, mediante un signo, símbolo o color que permita fácilmente al trabajador o a un fiscalizador identificar una anomalía y averiguar qué ocurrió.

3.4.3-. Sólo podrán modificarse, remplazarse o completarse marcaciones, cuando el resultado de dicha acción no cause perjuicio a los trabajadores. Así, por ejemplo, podrán realizarse las siguientes acciones:

a) Se podrán eliminar atrasos reemplazando la hora por aquella que corresponda a la de ingreso pactado.

b) Se podrá reemplazar una inasistencia por una licencia médica entregada con posterioridad.

c) Se podrá reemplazar una inasistencia por un permiso del empleador.

d) Se podrán completar las marcaciones de entrada o salida de todos los dependientes de la empresa o grupos de ellos, cuando el empleador haya convenido otorgar la mañana o la tarde libre.

De este modo, el empleador podrá convalidar la omisión de uno o más marcajes -de ingreso o salida-, incorporando una nueva marcación manual lo cual evitará, por ejemplo, eventuales descuentos en las remuneraciones o la imposición de amonestaciones.”

Precisado lo anterior, es dable señalar, en cuanto a la omisión de marcaciones por parte de los trabajadores, que el mismo dictamen en análisis establece, en su punto 3.3, lo siguiente:

“Descuentos por falta de marcación: Consulta cómo se debe proceder en caso de que un trabajador olvide realizar su marca de ingreso, pero sí marque su término de jornada.

Al respecto, es dable señalar que los sistemas deben emitir automáticamente un correo electrónico de alerta al dependiente, con copia al empleador, luego de transcurrido un lapso de 30 minutos de atraso del trabajador, contados desde la hora de inicio pactada, lo que permite que ambas partes tomen conocimiento de la situación a fin de ser regularizada en la plataforma, mediante una acción del trabajador.”

En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cúmpleme informar a Ud., que la doctrina vigente de este Servicio si permite realizar modificaciones o complementaciones de marcaciones, en los sistemas de registro y control de asistencia electrónicos, en la medida que los procedimientos se ajusten a lo dispuesto en el dictamen N°5849/133, de 04.12.2017.

Saluda a Ud.,

JOSÉ FRANCISCO CASTRO CASTRO

ABOGADO

JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

RGR/RCG

Distribución:

Jurídico

Partes

Control

Inspección Comunal del Trabajo, Santiago Oriente