Ordinarios

Documentación laboral; Gestión y firma por medios electrónicos;

ORD. N°5335

16-oct-2018

Atiende presentación de empresa BTG Pactual Chile S.A., sobre documentación laboral electrónica.

DEPARTAMENTO JURIDICO

K8923 (1801) 2018

ORD.:5335

MAT.: Documentación laboral; Gestión y firma por medios electrónicos;

RORD.: Atiende presentación de empresa BTG Pactual Chile S.A., sobre documentación laboral electrónica.

ANT.: 1) Instrucciones de 25.09.2018, de Jefa Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho.

2) Presentación de 07.08.2018, de Sra. Alejandra Guzmán, en representación de empresa BTG Pactual Chile S.A.

SANTIAGO, 16.10.2018

DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO (S)

A : SRA. ALEJANDRA GUZMÁN

BTG PACTUAL CHILE S.A.

AVENIDA COSTANERA SUR N°2730, PISO 21, TORRE B

LAS CONDES

Mediante su presentación del antecedente 2), solicita un pronunciamiento de este Servicio respecto de la posibilidad de implementar una solución informática que permite generar, firmar, gestionar y notificar la documentación derivada de las relaciones laborales a través de medios electrónicos.

Al respecto, cúmpleme informar a usted lo siguiente:

1-. En cuanto a la plataforma de generación, firma y administración de los documentos laborales, la presentación reseña las características del sistema y las medidas de seguridad del mismo.

En tal orden de ideas, destaca la presentación que la documentación siempre se encontrará disponible para ser consultada y descargada por los trabajadores. Además, cuenta con un doble proceso de verificación para proceder a la firma de los dependientes, agregando un código QR destinado a permitir el cotejo de los instrumentos desde cualquier lugar.

Indica, además, que las claves de acceso y firma serán administradas por un tercero, circunstancia que fortalece la transparencia del sistema.

Con relación a los requisitos de operación de este tipo de sistemas, es del caso señalar que esta Dirección ha normado la materia a través del dictamen N°0789/15, de 16.02.2015.

En dicho contexto, resulta necesario hacer presente que los requisitos exigidos por la citada jurisprudencia son copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.

Dichos requisitos son:

a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador. De acuerdo a la información acompañada, la plataforma cumpliría con el requerimiento.

b) Contemplar una medida de seguridad a establecer conjuntamente con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica. Esta medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen, pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.

Aclarado lo anterior, es del caso señalar que de acuerdo a la información tenida a la vista para la confección del presente informe, la plataforma en examen daría cumplimiento a la exigencia de que se trata.

c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo. De acuerdo a los antecedentes examinados, la plataforma consultada cumpliría con esta condición.

d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir. La plataforma igualmente daría cumplimiento a la exigencia señalada.

e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica simple o avanzada, dependiendo de la naturaleza o los efectos jurídicos que el documento deba producir. De acuerdo a su presentación, el sistema cumpliría con esta característica.

Asimismo, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa de esta Dirección ha señalado, entre otros, en Ord. Nº4890, de 17.12.2013, las siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma:

I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica.

En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.

II-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.

Precisado lo anterior, es del caso indicar que de acuerdo a la información acompañada la solución da cumplimiento a esta exigencia.

Finalmente, usted consulta respecto de la posibilidad de suscribir y gestionar por medios electrónicos los contratos de trabajo, anexos de contrato de trabajo, Reglamentos interno de orden, higiene y seguridad, registro de vacaciones, liquidaciones de remuneraciones, pactos de horas extraordinarias, certificados de antigüedad y cualquier otro documento laboral que no requiera una formalidad específica.

Al respecto, cabe indicar que de acuerdo a lo señalado por esta Dirección en el precitado dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, no existe inconveniente para crear, firmar, administrar y enviar los documentos señalados por medios electrónicos, en la medida que la plataforma destinada al efecto cumpla con las exigencias que el mismo pronunciamiento indica.

En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a Ud., que el sistema de gestión y firma de documentación laboral electrónica, presentado por la empresa BTG Pactual Chile S.A., da cumplimiento a todos los requisitos exigidos por esta Dirección para dichas plataformas, por lo que su utilización resulta ajustada a Derecho. Lo anterior, no obsta a las observaciones o infracciones que pudieren detectarse por parte de este Servicio a través de procesos de fiscalización.

Saluda a Ud.,

SONIA MENA SOTO

ABOGADA

JEFA DEPARTAMENTO JURÍDICO (S)

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

LBP/RCG

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