ORD. N°847

finiquito, suscripción por medios electrónicos, procedencia,

Atiende presentación relativa a la procedencia de autorizar la suscripción de finiquitos electrónicos.

Dirección del Trabajo

Departamento Jurídico

Unidad de Dictámenes

e Informes en Derecho

K. 12197 (2688) 2015

ORD.: 0847 /

MAT.: Finiquito; Suscripción por medios electrónicos; Procedencia;

RORD.:Atiende presentación relativa a la procedencia de autorizar la suscripción de finiquitos electrónicos.

ANT.:1) Instrucciones de 04.01.2016, de Jefa de Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho.

2) Pase N°203 de 09.10.2015, de Jefe Departamento de Inspección.

3) Presentación de 05.10.2015, de Andrés Cave Valderrama, E-Sing S.A.

SANTIAGO, 08.02.2016

DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

A: ANDRÉS CAVE VALDERRAMA

E-SIGN S.A.

AVENIDA ANDRÉS BELLO N°2777, PISO 15 Y 22

LAS CONDES

SANTIAGO/

Mediante presentación del antecedente 3), Ud. ha solicitado un pronunciamiento por parte de esta Dirección en orden a determinar si resulta procedente que, conforme al modelo de centralización de documentación electrónica presentado por la empresa E-Sign S.A. y conocido por esta Dirección mediante dictamen N°3161/064 de 29.07.2008, se proceda a suscribir finiquitos electrónicos.

Al respecto, cabe hacer presente que según se infiere del referido dictamen N° 3161/064 el modelo de centralización de documentación electrónica presentado y puesto en conocimiento de esta Dirección, autentifica al representante del empleador en el software, mediante firma electrónica avanzada, permitiendo que sólo representantes autorizados puedan acceder al sistema.

Asimismo, se deduce que mediante el ingreso de la cédula de identidad del trabajador al sistema, se conforma un borrador del documento electrónico laboral, que una vez aceptado por el dependiente, invita a éste a ingresar su huella digital en el lector, la cual es capturada, corroborada y validada por el sistema junto con el RUT con los antecedentes que posee el sistema de Servicio del Registro Civil electrónico, a fin de comprobar si pertenecen a la misma persona cuyos datos se ingresan, caso en el cual se procede a generar un timbre en formato PDF 417, que permiten darle un carácter digital a una copia en papel.

En el caso de anexos de contratos de trabajo o documentos que deban ser firmados por ambas partes, luego de la firma de aplicación del trabajador lo hace el empleador, haciendo uso de la firma electrónica avanzada, procediéndose posteriormente al almacenamiento de la impresión para el trabajador, no resultando inseguro de esta forma la utilización de dos certificados distintos ya que el documento electrónico laboral final no es susceptible de ser modificado.

Concluye, en lo pertinente, el referido pronunciamiento, que el antes descrito sistema de centralización de documentación electrónica garantiza que la voluntad manifestada por las partes contratantes, a través de medios electrónicos corresponda a las mismas, a la vez que asegura que el trabajador guarde constancia física del documento electrónico.

Precisado lo anterior, cabe señalar que esta Dirección mediante dictamen N° 1012/20 de 27.02.2015 -cuya copia se adjunta-, tras analizar las normas contenidas en el inciso primero e inciso segundo letra b), ambas del artículo 3° de la ley N°19.799, sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma, concluyó que excepcionalmente respecto de aquellos actos en que la ley requiera la concurrencia personal de alguna de las partes no será aplicable lo dispuesto en el inciso 1°1

del citado artículo, esto es, no resultaría aplicable el principio general de la equivalencia del soporte electrónico y el del papel, por existir un requisito especial para la validez de dicho acto o contrato que no puede satisfacerse a través de medios electrónicos.

Bajo dicho razonamiento, el referido pronunciamiento tras analizar el procedimiento presentado por la empresa Acepta.com S.A., concluyó que no existe impedimento para que la referida empresa utilice un procedimiento de firma electrónica para los finiquitos laborales.

Conclusión que se funda, entre otras consideraciones, en los elementos observados en el referido procedimiento, mismo que considera, entre otros requisitos, y previo envió electrónico al ministro de fe de los documentos necesarios -cédula de identidad, finiquito, liquidación de remuneración, planilla de cotizaciones, entre otros-, la concurrencia personal del trabajador ante la notaría pública y ante el ministro de fe, quien ratifica y firma electrónicamente el finiquito mediante huella digital, previa verificación de su identidad por medio de su misma huella dactilar a través de un lector biométrico instalado en el oficio del notario.

Luego, firmado el finiquito por ambas partes -empleador y trabajador- y ratificado por este último, el notario público procede a suscribir el documento mediante firma electrónica.

Por consiguiente, a la luz de las consideraciones antes expuestas, forzoso es concluir que resulta procedente autorizar un sistema de suscripción de finiquitos electrónicos, en la medida que, el procedimiento que se implemente garantice la concurrencia del trabajador ante un ministro de fe en los términos antes expuestos, por ser éste, uno de los casos en que el legislador exige expresamente la concurrencia personal de una de las partes intervinientes.

En consecuencia, sobre la base de las consideraciones formuladas, cumplo con informar a Ud. que respecto a la materia consultada debe estarse a lo señalado en el cuerpo del presente informe.

Saluda a Ud.

JOSÉ FRANCISCO CASTRO CASTRO

ABOGADO

JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

LBP/ACG

Distribución:

  • Jurídico - Partes - Control
ORD. N°847
  1. "Los actos y contratos otorgados o celebrados por personas naturales o jurídicas, suscritos por medio de firma electrónica, serán válidos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel. Dichos actos y contratos se reputarán como escritos, en los casos en que la ley exija que los mismos consten de ese modo, y en todos aquellos casos en que la ley prevea consecuencias jurídicas cuando constan igualmente por escrito".
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