ORD. N°2819

sistema especial control asistencia y determinación horas trabajo,

Atiende presentación de empresa Nexpro Grupo BMC S.A., sobre autorización de sistema de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo.

DEPARTAMENTO JURIDICO

K13501 (3016) 2015

ORD.:2819/

MAT.: Sistema especial de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo;

RORD.: Atiende presentación de empresa Nexpro Grupo BMC S.A., sobre autorización de sistema de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo.

ANT.: 1) Instrucciones de 16.05.2016, de Jefa Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho.

2) Instrucciones de 13.04.2016, de Jefa Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho.

3) Dictamen N°1140/027, de 24.02.2016.

4) Instrucciones de 04.01.2016, de Jefa Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho.

5) Correo electrónico de 16.11.2015, de Sr. Luis Montt Cortés.

6) Correo electrónico de 11.11.2015, de Departamento Jurídico.

7) Presentación de 05.11.2015, de Sr. Luis Montt Cortés, en representación de empresa Nexpro Grupo BMC S.A.

SANTIAGO, 25.05.2016

DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

A : SR. LUIS MONTT CORTÉS

EMPRESA NEXPRO GRUPO BMC S.A.

AVENIDA PAJARITOS N°3195, OFICINA 1416

MAIPÚ/

Mediante su presentación del antecedente 7), Ud., solicita un pronunciamiento de este Servicio en relación a un sistema de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo, a fin de determinar si el mismo se ajustaría a las exigencias que conforme al inciso 1º del artículo 33 del Código del Trabajo y dictamen Nº696/027, de 24.01.96, debe reunir un sistema de tipo electrónico computacional para poder ser considerado un mecanismo válido de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo.

Sobre el particular, cumplo con informar a Ud. que el artículo 33 del Código del Trabajo, en su inciso primero, dispone:

"Para los efectos de controlar la asistencia y determinar las horas de trabajo, sean ordinarias o extraordinarias, el empleador llevará un registro que consistirá en un libro de asistencia del personal o en un reloj control con tarjetas de registro".

Del precepto legal transcrito se desprende que la asistencia y las horas de trabajo, ordinarias o extraordinarias, se controlan y determinan mediante un registro que puede asumir una de las siguientes formas:

a) Un libro de asistencia del personal, o

b) Un reloj con tarjetas de registro.

Al respecto, primeramente cabe precisar que la Dirección del Trabajo, mediante dictamen Nº696/027, de 24.01.96, fijó las características o modalidades básicas que debe reunir un sistema de tipo electrónico-computacional, para entender que el mismo constituye un sistema válido de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo de acuerdo con la normativa laboral vigente.

Conforme a la doctrina precitada, no se encuentra dentro de las facultades de esta Dirección, el certificar a priori que las características técnicas de un determinado sistema computacional permitan asimilarlo a un registro de asistencia y determinación de las horas de trabajo en los términos del artículo 33 del Código del Trabajo, en tanto no se implemente en una empresa determinada.

Por el contrario, la competencia de este Servicio se encuentra limitada a que se cumplan las disposiciones legales y reglamentarias al implementarse el referido sistema por una empleadora, situación que deberá ser analizada en cada caso en particular.

En razón de lo expuesto, es que las denominadas solicitudes de autorización para implementar un determinado sistema de control electrónico computacional de asistencia y determinación de las horas de trabajo, son resueltas por esta Dirección del Trabajo, en términos de limitarse a determinar si los antecedentes acompañados se ajustan o no a las exigencias establecidas en el referido dictamen Nº696/027, de 24.01.96, y si se da cumplimiento a las normas reglamentarias que, en lo pertinente, aún se encuentran vigentes, en especial, a lo dispuesto en el artículo 20 del Reglamento N°969, de 1933, conforme a las cuales se deben emitir reportes semanales que contengan la suma total de horas trabajadas por cada dependiente, quien los firmará en señal de aceptación.

De lo expuesto, se infiere necesariamente que tales resoluciones no autorizan o deniegan la implementación de un determinado sistema en particular, sino que se limitan a pronunciarse acerca de si cumple o no los requisitos antes señalados, todo lo cual debe entenderse sin perjuicio de la facultad fiscalizadora del Servicio.

Corrobora lo señalado, la circunstancia de que cualquier empleador, cumpliendo los requisitos establecidos en el pronunciamiento citado, puede válidamente implementar un sistema electrónico-computacional de asistencia y determinación de las horas de trabajo, debiendo acreditar tales circunstancias ante eventuales fiscalizaciones practicadas por personal de este Servicio, toda vez que lo contrario significaría establecer un requisito no contemplado en la ley.

Precisado lo anterior, es del caso indicar que las características que debe cumplir un sistema como el que se consulta -de acuerdo a lo señalado en el precitado dictamen Nº696/27, de 24.01.96- son las siguientes:

a) El sistema deberá permitir, mediante un dispositivo electrónico con reloj incorporado, el registro automático de la identidad del trabajador, la fecha, hora y minutos en que se inicia y termina la jornada de trabajo al deslizar por los lectores del reloj una tarjeta personal de identificación provista de banda magnética.

De acuerdo a la información tenida a la vista para la confección del presente informe, el dispositivo consultado cumple con esta exigencia.

b) En caso que el número de tarjeta del trabajador sea distinto a su Rut, dicho número debe mantenerse permanentemente, mientras dure la relación laboral, y encontrarse grabado en la banda magnética de la misma e impreso en su parte anterior. De acuerdo a lo informado, el sistema cumple con esta condición.

c) En cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 20 del Reglamento Nº969, de 1933, vigente a la fecha, el sistema debe entregar reportes semanales que contengan la suma total de las horas trabajadas por cada dependiente, quien los firmará en señal de aceptación.

Al respecto, cabe indicar que de acuerdo a los antecedentes acompañados el sistema consultado cumpliría con la señalada exigencia.

d) Asimismo, el sistema computacional de control de asistencia debe también posibilitar la entrega diaria al trabajador del estado de su asistencia registrada electrónicamente por el reloj incorporado al dispositivo, para lo cual debe contar con una impresora u otro elemento asociado en éste que permita la emisión automática de un comprobante impreso de forma que el trabajador tenga un respaldo diario físico y tangible de su asistencia, cumpliéndose así el objetivo que tuvo en vista el legislador al establecer los sistemas tradicionales de registro de asistencia.

Atendida la información tenida a la vista para la confección del presente informe, el sistema en examen cumple con este requisito.

e) El reloj incorporado al dispositivo electrónico deberá estar dotado de: 1) memoria interna que permita guardar la fecha y hora en que cada tarjeta ha sido leída, con una capacidad de, a lo menos, 4 eventos por cada trabajador; 2) batería para operación en caso de corte de energía eléctrica, con autonomía de 24 horas; 3) batería para almacenamiento de parámetros de configuración, con autonomía de doce meses; 4) dispositivos para definir si se inicia o termina la jornada de trabajo y 5) puerta de impresora para emitir los comprobantes de los eventos registrados.

De acuerdo a lo señalado en su presentación, el sistema consultado cumple con las características requeridas en este literal.

f) El software que se instale en el computador, que permita tanto el traspaso de la información registrada como el procesamiento de la misma, deberá ser un sistema cerrado de base de datos, debidamente certificado, en términos que asegure la inviolabilidad de éstos. Según indican los documentos examinados el sistema en examen cumple con este requisito.

g) La certificación de que el software utilizado está constituido por un sistema cerrado de datos deber ser otorgada por un organismo público competente o privado que garantice que el mismo cumple con dichas características técnicas.

Sobre el punto, se debe destacar que la presentación que nos ocupa no acompaña el pertinente certificado, situación que fuera comunicada al recurrente mediante correo electrónico de antecedente 6).

En tal contexto, y con el objeto de complementar su presentación, la empresa recurrente envió a este Servicio un certificado emitido por la compañía desarrolladora del sistema el cual, dada la vinculación con la plataforma, no cumple con la imparcialidad e independencia requerida, por lo que no procede dar por cumplida esta condición esencial establecida en el dictamen en análisis.

Precisado lo anterior, es del caso señalar, en cuanto a su consulta respecto de los comprobantes de las marcaciones, que la opción de emitir dichos documentos en formato electrónico no se encuentra permitida por el dictamen N°696/027, de 1996, pero sí ha sido autorizada y reglamentada por esta Dirección para aquellos sistemas de registro y control de asistencia que se ajusten a la nueva normativa sobre la materia, contenida en el dictamen N°1140/027, de 24.02.2016, el cual establece los requisitos y condiciones de envío de la documentación en formato electrónico.

En conclusión, analizada la información acompañada a la luz de la jurisprudencia administrativa invocada, normas legales y reglamentarias precitadas, es posible concluir que el dispositivo de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo, propuesto por la empresa Nexpro Grupo BMC S.A., de acuerdo a los antecedentes expuestos en su presentación, no se ajusta a las exigencias que conforme al inciso 1º del artículo 33 del Código del Trabajo y dictamen Nº696/027, de 24.01.96, debe reunir un sistema de tipo electrónico computacional para poder ser considerado un mecanismo válido de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo, al carecer de la certificación exigida en el citado pronunciamiento.

Finalmente, es dable indicar que, si bien el sistema consultado no ha dado cumplimiento a los requisitos establecidos en el precitado dictamen Nº696/027, de 24.01.96, el mismo puede ser adaptado a los requerimientos contenidos en el dictamen N°1140/027, de 24.02.2016, que sí contempla comprobantes electrónicos de marcación.

En tal orden de ideas, cabe precisar que el párrafo 1°, del punto 9 de dicho pronunciamiento, indica:

"…Vigencia: la obligatoriedad de las normas contenidas en el presente dictamen regirá desde la fecha de su publicación. No obstante ello, los sistemas de registro de asistencia que se encontraren en funcionamiento de acuerdo a lo dispuesto en el dictamen N°696/27 de 24.01.1996, tendrán un plazo de 360 días corridos para adaptarse a la nueva regulación."

Lo que informo a usted a fin de tomar las medidas que estime pertinentes.

Saluda a Ud.,

JOSÉ FRANCISCO CASTRO CASTRO

ABOGADO

JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

LBP/RCG

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