Ordinarios

Sistema especial de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo;

ORD. N°2489

09-may-2016

No resulta posible determinar si los dispositivos de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo que propone la empresa Bijou Chile SpA., se ajustan a todas las exigencias establecidas en el Ord. Nº696/027, de 24.01.96, al no precisar el cumplimiento de cada uno de los requisitos establecidos por la normativa vigente sobre la materia.

DEPARTAMENTO JURIDICO

K.965 (303) 2016

ORD.:2489 /

MAT.: Sistema especial de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo;

RORD.: No resulta posible determinar si los dispositivos de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo que propone la empresa Bijou Chile SpA., se ajustan a todas las exigencias establecidas en el Ord. Nº696/027, de 24.01.96, al no precisar el cumplimiento de cada uno de los requisitos establecidos por la normativa vigente sobre la materia.

ANT.: 1) Instrucciones de 02.04.2016, de Jefe del Departamento Jurídico;

2) Correo electrónico de 02.02.2016 de Sra. Maria Pinochet Jara, Abogada empresa Bijou Chile SpA.;

3) Correo electrónico de 02.02.2016, de abogado Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho;

4) Presentación de 27.01.2016, de empresa Bijou Chile SpA.

SANTIAGO, 09.05.2016

DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

A : EMPRESA BIJOU CHILE SPA.

LO BELTRAN N°1763

VITACURA/

Mediante presentación del antecedente 4), usted solicita a este Servicio, que en virtud de la documentación acompañada, establezca si los sistemas de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo provistos por las empresas Geopop Chile S.A. y Frax Biometría Ltda., que serán utilizados en los centros de distribución de la empresa Ripley y en las tiendas Ripley, respectivamente, cumplen con lo dispuesto por el Ordinario Nº696/27, de 24.01.96, que establece las características que este tipo de mecanismos deben reunir para ser asimilados a alguno de los sistemas de control establecidos por la legislación vigente.

Sobre el particular, cumplo con informar a Ud., que este Servicio solicito complementar la presentación de antecedente 4), a través de correo electrónico de antecedente 3), información que a la fecha aún no ha sido entregada.

Ahora bien, establecido lo anterior, cúmpleme informar a Uds., que el artículo 33 del Código del Trabajo, en su inciso primero, dispone:

"Para los efectos de controlar la asistencia y determinar las horas de trabajo, sean ordinarias o extraordinarias, el empleador llevará un registro que consistirá en un libro de asistencia del personal o en un reloj control con tarjetas de registro".

Del precepto legal transcrito se desprende que la asistencia y las horas de trabajo, ordinarias o extraordinarias, se controlan y determinan mediante un registro que puede asumir una de las siguientes formas:

a) Un libro de asistencia del personal, o

b) Un reloj con tarjetas de registro.

Al respecto, primeramente cabe precisar que la Dirección del Trabajo mediante Ord. Nº696/027, de 24.01.96, fijó las características o modalidades básicas que debe reunir un sistema de tipo electrónico-computacional, para entender que el mismo constituye un sistema válido de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo de acuerdo con la normativa laboral vigente.

Conforme a la doctrina precitada, no se encuentra dentro de las facultades de la Dirección del Trabajo, el certificar a priori que las características técnicas de un determinado sistema computacional permitan asimilarlo a un registro de asistencia y determinación de las horas de trabajo en los términos del artículo 33 del Código del Trabajo, en tanto no se implemente en una empresa determinada.

Por el contrario, la competencia de este Servicio se encuentra limitada a que se cumplan las disposiciones legales y reglamentarias al implementarse el referido sistema por una empleadora, situación que deberá ser analizada en cada caso en particular.

En razón de lo expuesto, es que las denominadas solicitudes de autorización para implementar un determinado sistema de control electrónico computacional de asistencia y determinación de las horas de trabajo, son resueltas por esta Dirección del Trabajo, en términos de limitarse a determinar si los antecedentes acompañados se ajustan o no a las exigencias establecidas en el referido Ord. Nº696/027, y si se da cumplimiento a las normas reglamentarias que en lo pertinente, aún se encuentran vigentes, en especial, a lo dispuesto en el artículo 20 del Reglamento N°969, de 1933, conforme a las cuales se deben emitir reportes semanales que contengan la suma total de horas trabajadas por cada dependiente, quien los firmará en señal de aceptación.

De lo expuesto, se infiere necesariamente que los pronunciamientos de esta Dirección no autorizan o deniegan la implementación de un determinado sistema en particular, sino que se limitan a pronunciarse acerca de si cumple o no los requisitos vigentes sobre la materia, todo lo cual debe entenderse sin perjuicio de la facultad fiscalizadora del Servicio.

Corrobora lo señalado, la circunstancia de que cualquier empleador, cumpliendo los requisitos establecidos en el pronunciamiento citado, puede válidamente implementar un sistema electrónico-computacional de asistencia y determinación de las horas de trabajo, debiendo acreditar tales circunstancias ante eventuales fiscalizaciones practicadas por personal de este Servicio, toda vez que lo contrario significaría establecer un requisito no contemplado en la ley.

Precisado lo anterior, es del caso indicar que las características que deben cumplir los sistemas como los que se consultan -de acuerdo a lo señalado en el precitado Ord. Nº696/27, de 24.01.96- son las siguientes:

a) El sistema deberá permitir, mediante un dispositivo electrónico con reloj incorporado, el registro automático de la identidad del trabajador, la fecha, hora y minutos en que inicia y termina la jornada de trabajo al deslizar por los lectores del reloj una tarjeta personal de identificación provista de banda magnética.

Los sistemas propuestos no cumplen con este requisito.

b) En caso que el número de tarjeta del trabajador sea distinto a su Rut, dicho número debe mantenerse permanentemente, mientras dure la relación laboral, encontrarse grabado en la banda magnética de la misma e impreso en su parte anterior.

Los antecedentes acompañados no indican si el sistema cumple con este requisito, por lo cual no puede tenerse por acreditado.

c) En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 20 del Reglamento Nº 969, de 1933, vigente a la fecha, el sistema debe entregar reportes semanales que contengan la suma total de las horas trabajadas por cada dependiente, quien los firmará en señal de aceptación.

Conforme a los antecedentes aportados los sistemas cumplirían con esta exigencia.

d) Asimismo, el sistema computacional de control de asistencia debe también posibilitar la entrega diaria al trabajador del estado de su asistencia registrada electrónicamente por el reloj incorporado al dispositivo, para lo cual debe contar con una impresora u otro elemento asociado a éste que permita la emisión automática de un comprobante impreso, de forma que el trabajador tenga un respaldo diario físico y tangible de su asistencia, cumpliéndose así el objetivo que tuvo en vista el legislador al establecer los sistemas tradicionales de registro de asistencia.

De los antecedentes tenidos a la vista para la confección del presente oficio, los sistemas por los que se consulta cumplen con esta exigencia.

e) El reloj incorporado al dispositivo electrónico deberá estar dotado de: 1) memoria interna que permita guardar la fecha y hora en que cada tarjeta ha sido leída, con una capacidad de, a lo menos, 4 eventos por cada trabajador; 2) batería para operación en caso de corte de energía eléctrica, con autonomía de 24 horas; 3) batería para almacenamiento de parámetros de configuración, con autonomía de doce meses; 4) dispositivos para definir si se inicia o termina la jornada de trabajo y 5) puerta de impresora para emitir los comprobantes de los eventos registrados.

La información proporcionada por el solicitante señala que el sistema cumple con las características requeridas, tanto a nivel de software como de hardware, por lo que se tienen por cumplidas dichas exigencias.

f) El software que se instale en el computador, que permita tanto el traspaso de la información registrada como el procesamiento de la misma, deberá ser un sistema cerrado de base de datos, debidamente certificado, en términos que asegure la inviolabilidad de éstos.

No se indica en la presentación que los sistemas satisfagan esta condición.

g) La certificación de que el software utilizado está constituido por un sistema cerrado de datos deber ser otorgada por un organismo público competente o privado que garantice que el mismo cumple con dichas características técnicas.

Respecto de este requisito, cabe indicar que no se adjunta a la presentación un certificado que acredite que los sistemas contengan una base cerrada de datos.

De esta forma, analizada la información acompañada a la luz de la jurisprudencia administrativa invocada, normas legales y reglamentarias precitadas y consideraciones formuladas, cúmpleme informar a usted que no resulta posible determinar si los dispositivos de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo que propone la empresa Bijou Chile SpA., se ajustan a todas las exigencias establecidas en el Ord. Nº 696/027, de 24.01.96, al no precisar el cumplimiento de cada uno de los requisitos establecidos por la normativa vigente sobre la materia.

Finalmente, informo a usted que con fecha 24.02.2016, este Servicio ha emitido el dictamen N°1140/027, el cual viene a modificar la normativa que regula la materia. Particularmente, el párrafo 1°, del punto 9 de dicho pronunciamiento, indica:

"9) Vigencia: la obligatoriedad de las normas contenidas en el presente dictamen regirá desde la fecha de su publicación. No obstante ello, los sistemas de registro de asistencia que se encontraren en funcionamiento de acuerdo a lo dispuesto en el dictamen N°696/27 de 24.01.1996, tendrán un plazo de 360 días corridos para adaptarse a la nueva regulación."

Lo que informo a usted a fin de tomar las medidas que estime pertinentes.

Saluda a Ud.,

JOSÉ FRANCISCO CASTRO CASTRO

ABOGADO

JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

LBP/GMS

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