ORD. N°5207

Ordinarios

Remuneraciones; Comprobante de remuneración entrega por medios electrónicos;

ORD. N°5207

21-oct-2016

Envío y entrega electrónica de comprobantes de remuneraciones.

ORD. N°5207

DIRECCION DEL TRABAJO

DEPARTAMENTO JURIDICO

K8835(2018)2016

ORD. N°5207/

MAT.: Remuneraciones; Comprobante de remuneración entrega por medios electrónicos;

RORD.: Envío y entrega electrónica de comprobantes de remuneraciones.

ANT.: 1) Instrucciones Jefatura de Departamento Jurídico (s), de 27.09.2016.

2) Pase Nº347, de Subjefe Departamento de Inspección, de 26.08.2016.

3) Presentación de Sistemas Globales Chile Asesorías Ltda., de 24.08.2016.

SANTIAGO, 21.10.2016

DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

A : SISTEMA GLOBALES CHILE ASESORÍAS LTDA.

AVENIDA APOQUINDO Nº 3600 PISO 5

LAS CONDES/

Mediante presentación del antecedente 1), se consulta sobre la forma de proceder para entregar comprobantes de liquidaciones de remuneraciones por medio digital.

Al respecto, cabe recordar que el inciso 3º del artículo 54 del Código del Trabajo establece:

"Junto con el pago, el empleador deberá entregar al trabajador un comprobante con indicación del monto pagado, de la forma como se determinó y de las deducciones efectuadas".

Asimismo, el inciso 3º del artículo 54 bis del citado cuerpo legal precisa:

"Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo anterior, y conforme a lo señalado en los incisos precedentes, las liquidaciones de remuneraciones deberán contener en un anexo, que constituye parte integrante de las mismas, los montos de cada comisión, bono, premio u otro incentivo que recibe el trabajador, junto al detalle de cada operación que le dio origen y la forma empleada para su cálculo".

En estas condiciones, el empleador se encuentra en la obligación de extender y entregar al trabajador un comprobante de la liquidación de las remuneraciones, y cuando proceda, deberá además agregar a éste, un anexo que para todos los efectos legales forma parte del comprobante principal, donde constarán las comisiones, bonos, premios u otros incentivos.

Ahora bien, la jurisprudencia a administrativa de esta Dirección, entre otros, Ordinarios Nºs 0155/004, de 11.01.2016, 0789/015, de 16.02.2015, 4304, de 04.11.2014 y 4890, de 17.12.2013, que se acompañan, ha dejado establecido que toda la documentación laboral electrónica - incluidos los comprobantes de remuneraciones - debe ser remitida a los dependientes cumpliendo los siguientes requisitos:

1-. Los trabajadores deben consentir expresamente que los comprobantes de remuneraciones en que incide la consulta, sea confeccionada, procesada y remitida de manera electrónica.

Es decir, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una casilla electrónica o mail no es un requisito impuesto por el legislador para recibir sus comprobantes de pago de remuneraciones. Por tanto, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, sus liquidaciones y anexos de remuneraciones deberán ser entregados en soporte de papel.

2-. Una vez finalizada su confección o estampada la última firma, si corresponde, el sistema debe enviar inmediatamente el documento por correo electrónico a la casilla particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador.

No es razonable su envío a casillas institucionales, pues ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedarían impedidos de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.

De acuerdo a la información tenida a la vista para la confección del presente informe, es dable indicar que la solución informática propuesta no se ajustaría a este segundo requisito

En consecuencia, sobre la base de las disposiciones legales citadas, jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a Ud., que no existe inconveniente para que un empleador emita electrónicamente los comprobantes de pago de remuneraciones, y sus anexos, en la medida que la emisión y su envío posterior se realice de acuerdo a lo indicado en el presente informe.

Saluda a Ud.