ORD. N°6010

registro especial asistencia y determinación horas trabajo, organismos certificadores,

Informa que no existe un listado formal de certificadores, en relación a lo establecido en el Dictamen N°1140/027 de 24.02.2016.

DEPARTAMENTO JURÍDICO

UNIDAD DE DICTÁMENES E

INFORMES EN DERECHO

K 11682 (2598) 2016

ORD.:6010/

MAT.: Registro especial de asistencia y determinación de las horas de trabajo; Organismos certificadores;

RORD.: Informa que no existe un listado formal de certificadores, en relación a lo establecido en el Dictamen N°1140/027 de 24.02.2016.

ANT.: Presentación de 21.11.2016 de don Francisco Javier Danke Gómez, Abogado del Grupo Randstad.

SANTIAGO, 21.12.2016

DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

A : FRANCISCO JAVIER DANKE GÓMEZ

ABOGADO DEL GRUPO RANDSTAD

francisco.danke@randstad.cl

APOQUINDO 4501, OFICINA 501-502

LAS CONDES

Mediante presentación del antecedente, don Francisco Javier Danke Gómez, Abogado del Grupo Randstad, ha solicitado un pronunciamiento por parte de esta Dirección, referido a señalar las personas jurídicas autorizadas para verificar el cumplimiento de requisitos para implementar el registro de asistencia electrónico.

Al respecto, cúmpleme informar que el artículo 33 del Código del Trabajo, dispone:

"Para los efectos de controlar la asistencia y determinar las horas de trabajo, sean ordinarias o extraordinarias, el empleador llevará un registro que consistirá en un libro de asistencia del personal o en un reloj control con tarjetas de registro.

Cuando no fuere posible aplicar las normas previstas en el inciso precedente, o cuando su aplicación importare una difícil fiscalización, la Dirección del Trabajo, de oficio o a petición de parte, podrá establecer y regular, mediante resolución fundada, un sistema especial de control de las horas de trabajo y de la determinación de las remuneraciones correspondientes al servicio prestado. Este sistema será uniforme para una misma actividad."

Del precepto legal preinserto se colige que para los efectos de controlar la asistencia y determinar las horas de trabajo, tanto ordinarias como extraordinarias, deberá llevarse un registro, que puede consistir en un libro de asistencia del personal o un reloj control con tarjetas de registro.

Sobre la base de tal disposición, el legislador ha otorgado a la Dirección del Trabajo, en ejercicio de las facultades de interpretación y fiscalización, la facultad de adecuar la normativa laboral a una línea de modernidad utilizada por las empresas en esta materia, armonizando la utilización de instrumentos de alta tecnología con el cabal cumplimiento de las disposiciones legales sobre jornada de trabajo y la labor de fiscalización propia de este Servicio, la cual fijó mediante Dictamen N° 696/27, de 24.01.1996, las características o modalidades básicas que debe reunir un sistema de tipo electrónico-computacional para considerar que el mismo constituye un sistema de control de asistencia y de determinación de las horas de trabajo de acuerdo al ordenamiento jurídico laboral vigente.

En relación con lo anterior, y considerando los avances tecnológicos, resulta importante señalar que la doctrina institucional fue actualizada a través del Dictamen N°1140/27, de 24.02.2016, el cual vino a agregar otros parámetros tecnológicos que deben ser considerados y regulados a fin de dar certeza jurídica a las partes de la relación laboral, en cuanto a los mecanismos que se empleen para la determinación precisa de la asistencia y las horas laboradas.

Básicamente, el dictamen exige las siguientes condiciones copulativas: 1) el marcaje; 2) la identificación; 3) el comprobante de marcación y la información que este debe contener; 4) los reportes semanales; 5) la disponibilidad del servicio; 6) la verificación; 7) el acceso para la fiscalización; 8) la compatibilidad con otros sistemas; y 9) la vigencia.

En lo referente a su consulta, la doctrina administrativa de este Servicio establece que en cuanto a la verificación, los sistemas de registro y control de asistencia deberán ser analizados y revisados en forma íntegra por una persona jurídica dedicada a la certificación -laboratorios por ejemplo- o al desarrollo de tecnología antes de su primera comercialización o implementación en una empresa determinada. La institución verificadora deberá ser jurídicamente independiente de la empresa u organismo que desea comercializar o utilizar la plataforma, vale decir, no podrá ser matriz, filial, empresa coligada, relacionada, ni tener interés directo o indirecto, participación o relación societaria de ningún tipo, con la compañía que importará, comercializará o utilizará el sistema.

El proceso de verificación deberá incluir la revisión, a nivel de software y hardware, de todos los aspectos técnicos, funcionales, de seguridad e inviolabilidad señalados en el presente informe. Durante el examen, la institución que realice el análisis deberá considerar, al menos, seguridad, confidencialidad, la disponibilidad, GPS y requisitos funcionales.

Asimismo, el software que se instale en el computador, que permita tanto el traspaso de la información registrada como el procedimiento de la misma, deberá ser un sistema cerrado de datos, debidamente certificado, en los términos que asegure la inviolabilidad de los datos.

En efecto, dicha certificación debe ser otorgada por un organismo público competente o privado que garantice el cumplimiento con dichas características técnicas.

Cabe precisar que, si bien no existe un listado formal de certificadores, se busca que dicha tarea sea asumida por laboratorios de universidades, lo que no obsta a la posibilidad de que otras instituciones similares desarrollen igualmente la certificación de que se trata.

En consecuencia, sobre la base de las disposiciones normativas citadas y consideraciones formuladas, cumplo con informar a Ud. que no existe un listado formal de certificadores.

Saluda a Ud.,

JOSÉ FRANCISCO CASTRO CASTRO

ABOGADO

JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

LBP/DAM

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