ORD. Nº0851/008

dirección trabajo, autorización centralizada documentación laboral y previsional, formalidades, requisitos, opción copias digitales,

La solicitud de autorización de centralización de la documentación laboral y previsional que el artículo 9º, inciso 6º, del Código del Trabajo permite efectuar a la Dirección del Trabajo, excluidos los registros de asistencia, otorga la opción al empleador de solicitar que dicha documentación sea llevada en copias digitalizadas, sin que esto implique una condición o un requisito para poder conceder la autorización de centralización.

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

DEPARTAMENTO JURIDICO

K 8468 ( 1587 )2010

S/K. (119) 2011

ORD. Nº 0851 / 008 /

MAT.: Dirección del Trabajo. Autorización centralizada documentación laboral y previsional. Formalidades.

Dirección del Trabajo. Autorización centralizada documentación laboral y previsional. Requisitos. Opción copias digitales.

RDIC.: La solicitud de autorización de centralización de la documentación laboral y previsional que el artículo 9º, inciso 6º, del Código del Trabajo permite efectuar a la Dirección del Trabajo, excluidos los registros de asistencia, otorga la opción al empleador de solicitar que dicha documentación sea llevada en copias digitalizadas, sin que esto implique una condición o un requisito para poder conceder la autorización de centralización.

ANT.: 1) Memo. Nº07, de 20.01.2011, y Nº96, de 03.11.2010, de Jefe Departamento de Inspección;

2) Memo. Nº106, de 16.09.2010, de Jefa Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho;

3) Presentación de 23.08.2010, de Sr. Andrés Cave Valderrama, por Empresa E-SIGN S.A.

FUENTES: Código del Trabajo, artículo 9º, incisos 5º, 6º y 7º; Ley Nº20.396, artículo único, letras a) y b). Orden de Servicio Nº1, de 26.01.2010.

SANTIAGO, 15.02.2011

DE : DIRECTORA DEL TRABAJO

A : SR. ANDRÉS CAVE VALDERRAMA

GERENTE GENERAL

EMPRESA E-SING S.A.

AVDA. ANDRÉS BELLO Nº 2777 OFICINA Nº 1503

LAS CONDES.

Mediante presentación del Ant. 3), solicita un pronunciamiento de esta Dirección, acerca del sentido y alcance del inciso 6º del artículo 9º del Código del Trabajo, agregado por la ley Nº20.396, en cuanto se podrá solicitar a la Dirección del Trabajo autorización para centralizar toda la documentación laboral y previsional, menos el registro de asistencia, y ofrecer mantener copias digitalizadas de la misma, lo que la Dirección autorizará a través de resolución fundada, estableciendo las condiciones y modalidades al respecto.

La consulta pide precisar si la solicitud de autorización de centralización de la documentación implicaría al mismo tiempo la opción de su mantención en copias digitalizadas, o en fotocopias, sin que esto último sea requisito obligatorio para la procedencia de lo primero.

Sobre el particular, cúmpleme informar a Ud. lo siguiente:

Los incisos 5º, 6º y 7º del artículo 9º del Código del Trabajo, modificado por el artículo único, letras a) y b), de la ley Nº20.396, publicada en el Diario Oficial del 23.11.2009, disponen:

"El empleador, en todo caso, estará obligado a mantener en el lugar de trabajo, o en un lugar fijado con anterioridad y que deberá haber sido autorizado previamente por la Inspección del Trabajo, un ejemplar del contrato, y, en su caso, uno del finiquito en que conste el término de la relación laboral, firmado por las partes."

"Conforme a lo señalado en el inciso anterior, cuando exista la necesidad de centralizar la documentación laboral y previsional, en razón de tener organizado su giro económico en diversos establecimientos, sucursales o lugares de trabajo o por razones de administración, control, operatividad o seguridad o que sus trabajadores presten servicios en instalaciones de terceros, o lugares de difícil ubicación específica, o carentes de condiciones materiales en las cuales mantener adecuadamente la referida documentación, como labores agrícolas, mineras o forestales y de vigilancia entre otras, las empresas podrán solicitar a la Dirección del Trabajo autorización para centralizar los documentos antes señalados y ofrecer mantener copias digitalizadas de dichos documentos laborales y previsionales. Para estos efectos, el Director del Trabajo, mediante resolución fundada, fijará las condiciones y modalidades para dicha centralización. La Dirección del Trabajo deberá resolver la solicitud de que trata este inciso en un plazo de treinta días, no siendo exigible la obligación establecida en el inciso quinto, en tanto no se notifique dicha respuesta al peticionario."

"La autorización de centralización podrá extenderse a toda la documentación laboral y previsional que se deriva de las relaciones de trabajo, salvo en lo referido al registro control de asistencia a que se refiere el inciso primero del artículo 33 de este Código."

De las disposiciones legales antes citadas se desprende, en lo pertinente, en primer término, que el empleador estará obligado a mantener en el lugar de trabajo, o en un lugar distinto fijado con anterioridad autorizado por la Inspección del Trabajo, un ejemplar del contrato de trabajo y del finiquito, de ser el caso.

Asimismo, se deriva que cuando exista para el empleador la necesidad de centralizar la documentación laboral y previsional por las razones que contiene la norma legal, entre otras, por contar con diversos establecimientos, sucursales o lugares de trabajo, podrá solicitar a la Dirección del Trabajo autorización para la centralización de toda la documentación indicada, salvo los registros de asistencia, como también ofrecer mantener copias digitalizadas de la misma, todo lo cual se resolverá fundadamente dentro de un plazo de treinta días, fijándose las condiciones y modalidades para tal centralización.

En otros términos, de acuerdo a lo anteriormente expuesto, se podrá solicitar a la Dirección del Trabajo autorización para centralizar la totalidad de la documentación laboral y previsional derivada de la relación laboral, salvo los registros de asistencia, en un determinado lugar, como igualmente ofrecer mantener copias digitalizadas de toda esta documentación en los lugares de trabajo.

De esta forma, como se infiere de las normas legales en comento, el legislador permite que se pueda solicitar autorización a la Dirección del Trabajo, para centralizar en un determinado lugar, que no necesariamente sea el lugar de trabajo, toda la documentación tanto laboral como previsional, como también podrá solicitarse, como posibilidad opcional ofrecer mantener dicha documentación en copias digitalizadas, aprovechando la utilización y ventajas de los medios computacionales al efecto, sin que pueda entenderse que se trata de solicitudes y autorizaciones condicionadas una de la otra, en la petición de centralización de la documentación.

Atendido el tenor de la consulta, en cuanto la nueva normativa implica considerar como un requisito obligatorio para la autorización de centralización de la documentación laboral y previsional la mantención de copias digitalizadas de la misma, o bien existiría una opción distinta cual sería solicitar autorización de mantener copias digitalizadas de dicha documentación en los lugares de trabajo, se hace necesario analizar que el legislador, en la parte pertinente de la modificación de la ley Nº20.396, en comento, al referirse a la solicitud de centralizar la documentación agrega, y "ofrecer" mantener copias digitalizadas de dichos documentos, lo que permite desprender que al utilizar tal expresión, que según la acepción del Diccionario de la Real Academia Española de la Lengua significa "presentar y dar voluntariamente algo", estaría otorgando una opción al interesado, pero en ningún caso una exigencia para poder acogerse a la solicitud de centralización.

Lo expuesto se encuentra corroborado en la historia fidedigna del establecimiento de la ley, citada en la propia presentación, al señalar que en el tercer trámite constitucional del proyecto, en su discusión en sala de la Cámara de Diputados, el H. Diputado Sr. Urrutia, manifestó: "si vamos a aprobar las modificaciones del Senado, al menos quiero saber si el término ofrecer, que contiene tales modificaciones, se entiende como una opción y no como una obligación, porque si se considerara una obligación, quedaríamos igual que antes del proyecto original, se desvirtúa total y absolutamente la iniciativa, y no tiene sentido alguno.." consulta que fue respondida por la Sra. Ministra del Trabajo y Previsión Social al expresar, "es una opción, no una obligación."

De este modo, el inciso 6º del artículo 9º del Código del Trabajo, modificado por ley Nº20.396, permite solicitar autorización de centralización de la documentación laboral y previsional y opcionalmente, ofrecer llevar copias digitalizadas de la misma documentación.

Por otra parte, cabe señalar que desde el punto de vista de la fiscalización, no se vislumbra que pudieren existir mayores inconvenientes para que en caso de que no se encuentre la documentación laboral en el respectivo lugar de trabajo, y se tenga autorización para su centralización y para llevarla opcionalmente en forma digitalizada o en formato electrónico, ésta se requiera para el mismo lugar, o para la Inspección del Trabajo, a través de dispositivos de almacenamiento masivo de la información y con la capacidad para reproducirlos o imprimirlos, o accediendo directamente a la base de datos de la empresa, que contenga la información en formato de documento laboral electrónico.

En consecuencia, de conformidad a lo expuesto, disposiciones legales citadas y consideraciones efectuadas, cúmpleme informar a Ud. que la solicitud de autorización de centralización de la documentación laboral y previsional que el artículo 9º, inciso 6º, del Código del Trabajo permite efectuar a la Dirección del Trabajo, excluidos los registros de asistencia, otorga la opción al empleador de solicitar que dicha documentación sea llevada en copias digitalizadas, sin que esto implique una condición o un requisito para poder conceder la autorización de centralización.

Saluda a Ud.,

MARIA CECILIA SÁNCHEZ TOTO

ABOGADA

DIRECTORA DEL TRABAJO

IVS/MAOM/JDM/jdm

Distribución:

- Jurídico

- Partes

- Control

- Boletín

- Deptos. D del T.

- Subdirector

- U. Asistencia Técnica

- XV Regiones

- Sub Jefe Departamento de Inspección

- Jefe Unidad de Conciliación

- Jefe de Gabinete Ministro del Trabajo y Previsión Social

- Sr. Subsecretario del Trabajo.

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