Acceso especial para personas ciegas.

Dictámenes y normativa

Sistema especial de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo;

ORD. N°4937

Atiende presentación que indica.

24-sep-2015

DEPARTAMENTO JURÍDICO

K. 11167 (2306) 2015

ORD.: 4937 /

MAT.:Sistema especial de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo.

RORD.:Atiende presentación que indica.

ANT.:1) Ordinario N°1533 de 07.09.2015, de Inspectora Comunal del Trabajo Santiago Oriente.

2) Presentación de 27.08.2015, de Alex Vicencio, Gerente de Negocios, Optimal Solutions S.A.

SANTIAGO,

DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

A : ALEX VICENCIO

GERENTE DE NEGOCIOS

OPTIMAL SOLUTIONS S.A.

BADAJOZ Nº 130, OF. 902

LAS CONDES/

Mediante Ordinario del antecedente 1) se ha remitido a este Servicio la presentación del antecedente 2), en virtud de la cual Ud. ha solicitado un pronunciamiento jurídico en orden a determinarsi el sistema de control de asistencia y jornada comercializado por la empresa a la que representa cumple con la normativa legal vigente.

Sobre el particular, cumplo con informar a Ud. que el artículo 33 del Código del Trabajo, en su inciso primero, dispone:

"Para los efectos de controlar la asistencia y determinar las horas de trabajo, sean ordinarias o extraordinarias, el empleador llevará un registro que consistirá en un libro de asistencia del personal o en un reloj control con tarjetas de registro".

Del precepto legal transcrito se desprende que la asistencia y las horas de trabajo, ordinarias o extraordinarias, se controlan y determinan mediante un registro que puede asumir una de las siguientes formas:

  1. Un libro de asistencia del personal, o
  2. Un reloj con tarjetas de registro.

Al respecto, primeramente cabe precisar que la Dirección del Trabajo, mediante dictamen Nº696/027, de 24.01.96, fijó las características o modalidades básicas que debe reunir un sistema de tipo electrónico-computacional, para entender que el mismo constituye un sistema válido de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo de acuerdo con la normativa laboral vigente.

Conforme a la doctrina precitada, no se encuentra dentro de las facultades de esta Dirección, el certificar a priori que las características técnicas de un determinado sistema computacional permitan asimilarlo a un registro de asistencia y determinación de las horas de trabajo en los términos del artículo 33 del Código del Trabajo, en tanto no se implemente en una empresa determinada.

Por el contrario, la competencia de este Servicio se encuentra limitada a que se cumplan las disposiciones legales y reglamentarias al implementarse el referido sistema por una empleadora, situación que deberá ser analizada en cada caso en particular.

En razón de lo expuesto, es que las denominadas solicitudes de autorización para implementar un determinado sistema de control electrónico computacional de asistencia y determinación de las horas de trabajo, son resueltas por esta Dirección del Trabajo, en términos de limitarse a determinar si los antecedentes acompañados se ajustan o no a las exigencias establecidas en el referido dictamen Nº696/027, de 24.01.96, y si se da cumplimiento a las normas reglamentarias que, en lo pertinente, aún se encuentran vigentes, en especial, a lo dispuesto en el artículo 20 del Reglamento N°969, de 1933, conforme a las cuales se deben emitir reportes semanales que contengan la suma total de horas trabajadas por cada dependiente, quien los firmará en señal de aceptación.

De lo expuesto, se infiere necesariamente que tales resoluciones no autorizan o deniegan la implementación de un determinado sistema en particular, sino que se limitan a pronunciarse acerca de si cumple o no los requisitos antes señalados, todo lo cual debe entenderse sin perjuicio de la facultad fiscalizadora del Servicio.

Corrobora lo señalado, la circunstancia de que cualquier empleador, cumpliendo los requisitos establecidos en el pronunciamiento citado, puede válidamente implementar un sistema electrónico-computacional de asistencia y determinación de las horas de trabajo, debiendo acreditar tales circunstancias ante eventuales fiscalizaciones practicadas por personal de este Servicio, toda vez que lo contrario significaría establecer un requisito no contemplado en la ley.

Precisado lo anterior, es del caso indicar que de acuerdo a lo señalado en el dictamen Nº 696/27, de 24.01.96, las características que debe reunir un sistema de tipo electrónico-computacional, para entender que el mismo constituye un sistema válido de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo de acuerdo, son las siguientes:

a) El sistema deberá permitir, mediante un dispositivo electrónico con reloj incorporado, el registro automático de la identidad del trabajador, la fecha, hora y minutos en que se inicia y termina la jornada de trabajo al deslizar por los lectores del reloj una tarjeta personal de identificación provista de banda magnética.

b) En caso que el número de tarjeta del trabajador sea distinto a su Rut, dicho número debe mantenerse permanentemente, mientras dure la relación laboral, y encontrarse grabado en la banda magnética de la misma e impreso en su parte anterior.

c) En cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 20 del Reglamento Nº 969, de 1933, vigente a la fecha, el sistema debe entregar reportes semanales que contengan la suma total de las horas trabajadas por cada dependiente, quien las firmará en señal de aceptación.

d) Asimismo, el sistema computacional de control de asistencia debe también posibilitar la entrega diaria al trabajador del estado de su asistencia registrada electrónicamente por el reloj incorporado al dispositivo, para lo cual debe contar con una impresora u otro elemento asociado en éste que permita la emisión automática de un comprobante impreso de forma que el trabajador tenga un respaldo diario físico y tangible de su asistencia, cumpliéndose así el objetivo que tuvo en vista el legislador al establecer los sistemas tradicionales de registro de asistencia.

e) El reloj incorporado al dispositivo electrónico deberá estar dotado de: i) memoria interna que permita guardar la fecha y hora en que cada tarjeta ha sido leída, con una capacidad de, a lo menos, 4 eventos por cada trabajador; ii) batería para operación en caso de corte de energía eléctrica, con autonomía de 24 horas; iii) batería para almacenamiento de parámetros de configuración, con autonomía de doce meses; iv) dispositivos para definir si se inicia o termina la jornada de trabajo y v) puerta de impresora para emitir los comprobantes de los eventos registrados.

f) El software que se instale en el computador, que permita tanto el traspaso de la información registrada como el procesamiento de la misma, deberá ser un sistema cerrado de base de datos, debidamente certificado, en términos que asegure la inviolabilidad de éstos.

g) La certificación de que el software utilizado está constituido por un sistema cerrado de datos debe ser otorgada por un organismo público competente o privado que garantice que el mismo cumple con dichas características técnicas.

En consecuencia, sobre la base de las consideraciones formuladas, jurisprudencia administrativa invocada y normas legales y reglamentarias citadas, cumplo con informar a Ud. que para que el sistema de control de asistencia comercializado en la empresa a la que representa, se encuentre ajustado a derecho, deberá cumplir con los requisitos expuestos en el cuerpo del presente informe, debiendo acreditarse tales circunstancias ante eventuales fiscalizaciones practicadas por personal de este Servicio.

Saluda a Ud.,

JOSÉ FRANCISCO CASTRO CASTRO

ABOGADO

JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

LBP/MBA

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ORD. N°4937
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