ORD. N°1042

registro especial asistencia y determinación horas trabajo, desperfectos sistema, certificación,

Atiende presentación de Sr. Rodrigo Vallejo Reyes, en representación de empresa Keytec Ltda., sobre autorización de sistema de registro y control de asistencia.

DEPARTAMENTO JURIDICO

K4682 (1170) 2016

K9570 (2157) 2016

ORD.:1042/

MAT.: Registro especial de asistencia y determinación de horas de trabajo; Desperfectos del sistema. Certificación;

RORD.: Atiende presentación de Sr. Rodrigo Vallejo Reyes, en representación de empresa Keytec Ltda., sobre autorización de sistema de registro y control de asistencia.

ANT.:Es1) Correo electrónico de 06.02.2017, de Subjefe Departamento de Tecnologías de la Información.

2) Memorándum N°08, de 20.01.2017, de Jefe Departamento Jurídico.

3) Comparecencia personal de 18.01.2017, de Sres. Óscar Granadino Horvath y Álvaro Vásquez Salinas, en representación de empresa Qwantec Ingeniería Ltda.

4) Memorándum N°05, de 16.01.2017, de Jefe Departamento Jurídico.

5) Comparecencia personal de 10.01.2017, de Sres. Óscar Granadino Horvath y Álvaro Vásquez Salinas, en representación de empresa Qwantec Ingeniería Ltda.

6) Memorándum N°189, de 01.07.2016, de Jefe Departamento de Tecnologías de la Información.

7) Memorándum N°21 de 14.06.2016, de Jefa (S) Departamento Jurídico.

8) Presentaciones de 04.05.2016 y 15.09.2016, de Sr. Óscar Granadino Horvath, en representación de empresa Qwantec Ingeniería Ltda.

SANTIAGO, 07.03.2017

DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

A:SRES.

EMPRESA QWANTEC INGENIERÍA LTDA.

SUECIA N°842

PROVIDENCIA

Mediante su presentación del antecedente 8), complementada a través de comparecencias personales de antecedentes 3) y 5), ustedes realizan una serie de consultas relacionadas con la normativa contenida en el dictamen Nº1140/027, de 24.02.2016, sobre sistemas electrónicos de registro y control de asistencia.

Asimismo, requieren que este Servicio determine si el proceso de verificación realizado a su sistema de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo, denominado Relojcontrol.com, se ajusta a las exigencias que sobre la materia establece el citado dictamen Nº1140/027, de 24.02.2016, para lo cual adjuntan el pertinente informe de certificación emitido por la empresa Global Solution Consultores S.A., Rut N°77.797.160-3.

Aclarado lo anterior, cúmpleme informar a ustedes lo siguiente:

1-. Respecto de sus consultas relativas los comprobantes de marcaciones frente a los errores de identificación, cabe indicar que el citado dictamen, en el párrafo tercero de su punto 1), señala:

"Si existiere algún inconveniente al realizar la marcación, el sistema deberá generar una alerta señalando día, hora y lugar de la operación fallida, emitiendo, además, un código de la operación y un mensaje de error, los que serán almacenados en el sistema y entregados al trabajador, sea en formato de papel o mediante su envío de manera electrónica."

A continuación, el párrafo final del punto 2, del mismo pronunciamiento, establece:

"Atendido que este Servicio, como resultado de su labor fiscalizadora, ha verificado que existen personas que pueden presentar problemas frente a un registro biométrico y que también existen labores que afectan el debido reconocimiento, el sistema deberá contemplar una fórmula alternativa de registro -tarjetas de aproximación o claves, por ejemplo-."

Como puede apreciarse de los párrafos transcritos, se establecen dos medidas tendientes a prever problemas comunes detectados en este tipo de sistemas.

Precisado lo anterior, debemos indicar que mediante memorándum de antecedente 6), el Departamento de Tecnologías de la Información de este Servicio emitió su opinión técnica sobre la materia. De acuerdo al documento citado, es dable señalar que los sistemas de registro y control de asistencia, como todo producto tecnológico, está expuesto a fallas tanto de software como de hardware.

En tal sentido, además de valorar positivamente las medidas de mitigación propuestas, recomiendan que se considere habilitar, dentro de las funcionalidades de la plataforma, el registro electrónico de incidentes que provoquen la pérdida del funcionamiento total o parcial del sistema, lo que permitirá lograr una trazabilidad entre el uso del mecanismo de contingencia y los incidentes registrados.

Ahora bien, en cuanto a las marcaciones, en primer lugar debe señalarse que se espera que los sistemas registren cada marca, incluso las fallidas, dado que aunque no se vinculen con un trabajador en particular, precisamente esa es la falla, estas sirven para determinar la existencia de problemas, por ejemplo con los lectores de huellas, cuando su presencia es numerosa lo que, a su vez, alertará al empleador de un problema que debe ser abordado por el servicio técnico del equipo.

En segundo lugar, el dictamen analizado establece obligatoriamente la necesidad de contar con un sistema alternativo de marcajes, pensado para trabajadores que pudieran presentar problemas con la biometría.

Lo anterior, vale decir, la obligación de contar con dos sistemas de identificación, permite prever que la incidencia de marcaciones fallidas debiera ser baja, a menos que el desperfecto corresponda al hardware utilizado.

Finalmente, en cuanto a la plataforma online propuesta -denominada Portal web de asistencia del Trabajador-, es dable estimar que ella va en la dirección correcta, en el sentido de simplificar el acceso a la información por parte de los trabajadores por lo que, si bien su implementación no resulta obligatoria, resulta aconsejable su uso.

2-. Con relación al proceso de certificación de su sistema de registro y control de asistencia, denominado Relojcontrol.com, es del caso señalar que los antecedentes acompañados fueron remitidos al Departamento de Tecnologías de la Información de esta Dirección, con el objeto de determinar el cumplimiento de los aspectos técnicos que deben comprender los sistemas de acuerdo al dictamen Nº1140/027, de 24.02.2016.

En tal contexto, es del caso señalar que el citado Departamento de Tecnologías de la Información, a través de correo electrónico de antecedente 1), y una vez analizada toda la documentación presentada, ha indicado que los informes acompañados permiten colegir que la solución de control de asistencia de que se trata da cumplimiento a las exigencias contenidas en el dictamen Nº1140/027, de 24.02.2016.

En conclusión, analizada la información acompañada a la luz de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que, de acuerdo al informe de certificación que se ha tenido a la vista, el sistema de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo, denominado Relojcontrol.com, propuesto por la empresa Qwantec Ingeniería Ltda., se ajusta a las exigencias que sobre la materia establece el dictamen Nº1140/027, de 24.02.2016, por lo que resulta válida su utilización en el contexto de las relaciones laborales. Lo anterior, no obsta a las observaciones o infracciones que pudieren detectarse por parte de esta Dirección a través de fiscalizaciones en terreno.

Saluda a Ud.,

JOSÉ FRANCISCO CASTRO CASTRO

ABOGADO

JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

LBP/RCG

Distribución:

Jurídico - Partes - Control

ORD. N°1042
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registro especial asistencia y determinación horas trabajo, desperfectos sistema, certificación,