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Documentación laboral; Conservación; Plazos de prescripción;
ORD. N°3945
27-jul-2018
Atiende presentación sobre conservación de documentación laboral.
DEPARTAMENTO JURÍDICO
K4709(935)2018
ORD. Nº3945
MAT.: Documentación laboral; Conservación; Plazos de prescripción;
RORD.: Atiende presentación sobre conservación de documentación laboral.
ANT.: 1) Instrucciones de Jefatura de Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho, de 24.05.2018.
2) Presentación de Banco Estado Microempresas S.A., de 02.05.2018.
SANTIAGO, 27.07.2018
DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO
A : BANCO ESTADO MICROEMPRESAS S.A.
JEFATURA DE RELACIONES LABORALES
MIRAFLORES Nº 383 PISO 23
SANTIAGO/
Mediante presentación del antecedente 2), se consulta sobre el tiempo que debe conservarse la documentación laboral de los trabajadores de esa unidad bancaria, para efectos de hacerlos valer en los procedimientos de conciliación luego de la terminación del contrato de trabajo.
Al respecto, cúmpleme informar que mediante Dictamen Nº3268/46 de 22.08.2014, este Servicio reiteró la doctrina institucional referida al período durante el cual el empleador debe conservar archivada la documentación laboral.
En efecto, el citado pronunciamiento consigna que, “el lapso durante el cual el empleador debe conservar la documentación aludida -documentos que derivan de la relación laboral- es, a lo menos, el suficiente para respaldar debidamente las obligaciones laborales y contables de la empresa frente al eventual ejercicio de acciones laborales, previsionales, civiles, penales o tributarias, según los casos, espacio de tiempo que, por lo tanto, no podría ser inferior a los plazos de prescripción de cada uno de los diversos derechos y acciones…”.
Además, sobre la misma materia, los Dictámenes Nº2682, de 23.06.83, y Nº3648, de 21.09.81, en su oportunidad dejaron establecido que, “los derechos legales o convencionales que se reclamen ante los Inspectores del Trabajo podrán ser exigidos por éstos, en tanto no exista un pronunciamiento judicial que los declare prescritos”. Reafirma este punto de vista el Dictamen Nº3780/150, de 04.07.96, al concluir que, “las atribuciones fiscalizadoras de la Dirección del Trabajo pueden ejercerse en cualquier tiempo, sin perjuicio de los alcances que en definitiva establezcan los Tribunales de Justicia”.
Por tanto, mientras no se declare judicialmente la prescripción, es válido fiscalizar derechos y obligaciones laborales o previsionales pendientes, sin perjuicio de que siempre la eficacia de esta fiscalización dependerá de la documentación a la que pueda efectivamente accederse en instancia fiscalizadora, debiendo el empleador conservarla, a lo menos, por el plazo de prescripción de los derechos y obligaciones correspondientes.
Cabe advertir, que en el ámbito de las materias sujetas a la fiscalización de este Servicio, el plazo de prescripción más amplio corresponde a aquel contemplado para el cobro de las cotizaciones de seguridad social, esto es, cinco años contados desde el término de la respectiva relación laboral.
Finalmente, debe tenerse presente que el conjunto de la documentación laboral, podrá traspasarse del formato papel a la versión electrónica, siguiendo las etapas y procedimientos explicados en el Dictamen Nº0155/004, de esta Dirección, de 11.01.2016, de tal forma que dicha documentación pueda conservarse en forma segura, y a la vez, que resulte de fácil accesibilidad.
En consecuencia, sobre la base de las normas invocadas precedentemente, cúmpleme manifestar que la documentación laboral correspondiente a ex - dependientes, deberá conservarse por a lo menos cinco años contados desde la extinción del vínculo laboral, pudiendo además traspasarse a versión electrónica conforme a los procedimientos y criterios fijados por esta Dirección.
Saluda a Ud.,
JOSÉ FRANCISCO CASTRO CASTRO
ABOGADO
JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
LBP/RGR
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