K8667 (1823) 2015

ORD.: 1806 /

MAT.: Documentación laboral; Reglamento Interno de orden, higiene y seguridad; Entrega por medios electrónicos;

RORD.:Atiende presentación de Sr. Francisco Tirado Luchsinger, gerente de personas, empresa Sky Airline S.A., sobre documentación laboral electrónica.

ANT.:1) Instrucciones de 19.02.2016, de Jefa Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho

2) Instrucciones de 11.11.2015, de Jefa Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho.

3) Pase N°115, de 23.07.2015, de Jefe Departamento de Inspección.

4) Pase N°1197, de 17.07.2015, de Jefe de Gabinete Director del Trabajo.

5) Presentación de 14.07.2015, de Sr. Francisco Tirado Luchsinger, gerente de personas, empresa Sky Airline S.A.

SANTIAGO, 04.04.2016

DE :JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

A:SR. FRANCISCO TIRADO LUCHSINGER

GERENTE DE PERSONAS

SKY AIRLINE S.A.

AVENIDA DEL VALLE Nº537, OFICINA 101

HUECHURABA/

Mediante su presentación de antecedente 5), solicita un pronunciamiento jurídico de este Servicio respecto de la posibilidad de entregar por medios electrónicos a sus trabajadores el reglamento de orden, higiene y seguridad de la empresa.

Sobre el particular, cúmpleme informar a usted que de acuerdo a la doctrina vigente de esta Dirección, contenida en el dictamen N°0789/15, de 16.02.2015, la emisión, gestión y firma de los documentos que emanan de la relación laboral -entre los cuales se encuentra el reglamento interno-, a través de un sistema computacional, requieren necesariamente la autorización previa de los respectivos dependientes, expresada en el contrato de trabajo o en un anexo del mismo.

Es del caso indicar que este Servicio, mediante dictamen Nº3170/063, de 05.08.2011, se ha pronunciado respecto de la negativa de un trabajador nuevo a firmar el contrato de trabajo a través de medios electrónicos, estableciendo que:

"…si un dependiente se negare a suscribir a través de medios electrónicos su contrato de trabajo, el empleador deberá proceder de acuerdo a lo prescrito en el inciso 3º del artículo 9º del Código del Trabajo, cuyo texto dispone:

Si el trabajador se negare a firmar, el empleador enviará el contrato a la respectivaInspeccióndelTrabajopara que ésta requiera la firma. Si el trabajador insistiere en su actitud ante dicha Inspección, podrá ser despedido, sin derecho a indemnización, a menos que pruebe haber sido contratado en condiciones distintas a las consignadas en el documento escrito."

El mismo pronunciamiento agrega que: "…al no existir una disposición que regule la materia consultada para el caso de la documentación electrónica, debe necesariamente recurrirse al procedimiento señalado en el precitado inciso 3º del artículo 9º del Código del Trabajo, para lo cual el empleador deberá necesariamente generar una copia en papel del documento a firmar, a fin de remitirlo a la Inspección del Trabajo que corresponda."

Ahora bien, respecto de los trabajadores que actualmente mantienen contratos de trabajo con la empresa consultante, es necesario indicar que ellos no pueden ser obligados a suscribir la documentación que emana de las relaciones laborales mediante firmas electrónicas, a menos que se obliguen a ello en forma expresa en un anexo de la respectiva convención.

En el mismo contexto, cabe señalar que la jurisprudencia administrativa de esta Dirección ha señalado, entre otros, en Ord. Nº4890, de 17.12.2013, que toda la documentación laboral electrónica, sin distinción, debe cumplir los siguientes requisitos:

1-. Como se indicó, los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica. Los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una casilla electrónica o mail no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.

2-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el documento por correo electrónico a la casilla particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a casillas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.

Finalmente, en cuanto al reglamento de orden, higiene y seguridad, cabe informar a Ud., queel artículo 156 del Código del Trabajo, indica:

"Los reglamentos internos y sus modificaciones deberán ponerse en conocimiento de los trabajadores treinta días antes de la fecha en que comiencen a regir, y fijarse, a lo menos, en dos sitios visibles del lugar de las faenas con la misma anticipación. Deberá también entregarse una copia a los sindicatos, al delegado del personal y a los Comités Paritarios existentes en la empresa.

Además, el empleador deberá entregar gratuitamente a los trabajadores un ejemplar impreso que contenga en un texto el reglamento interno de la empresa y el reglamento a que se refiere la Ley Nº 16.744."

No obstante lo señalado por la norma en examen, dicho precepto debe ser interpretado teniendo en consideración, en primer término, que la data del Código del Trabajo impidió al legislador considerar el uso de las tecnologías actuales, por lo que resultaría antojadizo desconocer que el fin de la medida de publicidad contemplada en el mismo precepto -publicación en sitios visibles- puede ser cumplida mediante medios electrónicos, por ejemplo manteniendo el texto en una pantalla.

Asimismo, resulta esencial tener presente que la ley N°19.799,Sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de Dicha Firma, establece en el incisos 2° y 3°, de su artículo 1°, lo siguiente:

"Las actividades reguladas por esta ley se someterán a los principios de libertad de prestación de servicios, libre competencia, neutralidad tecnológica, compatibilidad internacional y equivalencia del soporte electrónico al soporte de papel.

Toda interpretación de los preceptos de esta ley deberá guardar armonía con los principios señalados."

Ahora bien, de acuerdo a las reglas hermenéuticas contempladas en los artículos 19 a 24 del Código Civil, en la especie deben preferirse las disposiciones del cuerpo normativo en examen por sobre las del Código del Trabajo, por tratarse de una ley especial, posterior y de igual rango legal que éste. De esta forma, no cabe sino concluir, que pueden entregarse en formato electrónico todas las copias del señalado reglamento interno, tanto las del inciso 1° como las del inciso 2° del transcrito artículo 156 del Código del Trabajo, pudiendo también ser cumplida la medida de publicidad del citado inciso 1°, mediante medios electrónicos que aseguren la finalidad de la norma.

En consecuencia, sobre la base de las disposiciones legales citadas, jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a Ud., que no existe impedimento para que los empleadores entreguen a través de medios electrónicos las copias del reglamento interno de orden, higiene y seguridad, en la medida que tanto el software empleado como el procedimiento de generación y notificación de la documentación laboral electrónica cumpla con las condiciones establecidas en el dictamen N°0789/15, de 16.02.2015.

Saluda a Ud.,

JOSÉ FRANCISCO CASTRO CASTRO

ABOGADO

JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

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