Ordinarios

Documentación laboral; Sistema electrónico;

ORD. N°5613

04-dic-2019

.: El sistema de gestión y firma de documentación laboral electrónica presentado por la empresa Áreas S.A. Chile Ltda., no da cumplimiento a las condiciones mínimas de funcionamiento exigidas por este Servicio.

Departamento Jurídico y Fiscalía

Unidad de Pronunciamientos,

Innovación y Estudios Laborales

E1235 (97) 2019

ORD. N°5613

MAT.: Documentación laboral; Sistema electrónico;

RORD.: El sistema de gestión y firma de documentación laboral electrónica presentado por la empresa Áreas S.A. Chile Ltda., no da cumplimiento a las condiciones mínimas de funcionamiento exigidas por este Servicio.

ANT.: 1) Revisión de 28.11.2019, de Jefe Departamento Jurídico y Fiscal.

2) Presentación de 11.01.2019 de empresa Áreas S.A. Chile Ltda.

SANTIAGO, 04.12.2019

DE: JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

A:EMPRESA ÁREAS S.A. CHILE LTDA.

AEROPUERTO INTERNACIONAL COMODORO ARTURO MERINO BENÍTEZ, ROTONDA ORIENTE, OFICINAS B203 Y B236

PUDAHUEL

Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un pronunciamiento de este Servicio, respecto de la posibilidad de implementar un sistema de informático que permita generar, firmar, gestionar y notificar en formato electrónico la documentación que emana de la relación laboral.

Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.

Dichos requisitos son:

a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.

b) Contemplar una medida de seguridad a establecer conjuntamente con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica. Esta medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen, pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.

c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.

d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.

e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica.

Asimismo, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa vigente de esta Dirección ha señalado, entre otros, en Ord. Nº4890 de 17.12.2013, las siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma:

I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica.

En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.

II-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.

Ahora bien, en cuanto a la plataforma por la que se consulta, debe indicarse que la documentación tenida a la vista para la confección del presente informe no da cuenta del cumplimiento de todos los requisitos establecidos en el citado dictamen N°0789/15, de 16.02.2015 dado que, por ejemplo, no menciona si existen restricciones a las facultades de fiscalización de esta Dirección.

Precisado lo anterior, sin perjuicio de lo señalado, cabe precisar, respecto del N°3 de su presentación, que tal como señala el citado dictamen N°0789/15, la gestión electrónica de la documentación requiere necesariamente la utilización de correos particulares de los trabajadores, no ajustándose a dicha exigencia el empleo de correos electrónicos institucionales.

Finalmente, es del caso indicar que el párrafo 4° del N°4 de la presentación que nos ocupa, da a entender que en aquellos casos en que el trabajador no acceda a entregar un mail personal para la recepción de la documentación, el documento sería firmado a través de medios electrónicos y se le entregaría una copia en soporte de papel. Sin embargo, de acuerdo con el mismo dictamen N°0789/15, el trabajador debe acceder en forma expresa a que su documentación sea creada, firmada, gestionada y enviada, como un proceso integral, por lo que si no ha mediado dicho consentimiento, el empleador deberá operar, respecto de ese dependiente, de manera tradicional, suscribiendo y entregando los antecedentes en formato de papel.

En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que la documentación acompañada a su presentación, para respaldar las características técnicas del sistema de gestión y firma de documentación laboral electrónica consultado por la empresa Áreas S.A. Chile Ltda., no da cuenta del cumplimiento de las condiciones mínimas de funcionamiento exigidas por este Servicio.

Saluda atentamente a Ud.,

DAVID ODDÓ BEAS

ABOGADO

JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

MBA/RCG

Distribución:

Jurídico;

Partes.