Ordinarios

Documentación laboral electrónica;

ORD. N°1476

05-dic-2023

La información que se ha tenido a la vista para la confección del presente informe no permite emitir el pronunciamiento solicitado.

Departamento Jurídico

Unidad de Dictámenes

E Informes en Derecho

E234189 (2187) 2023

ORD. N°1476

MAT.: Documentación laboral electrónica.

RORD.: La información que se ha tenido a la vista para la confección del presente informe no permite emitir el pronunciamiento solicitado.

ANTS.: 1) Instrucciones de 24.11.2023 de Jefe (S) Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho.

2) Presentación de 14.09.2023 de Sr. Bastián Girardi Lira.

SANTIAGO, 05.12.2023

DE:JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO

A:SR. BASTIÁN GIRARDI LIRA

bgirardi@sable.lat

Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un pronunciamiento de este Servicio respecto de la posibilidad de implementar una solución tecnológica que permitiría generar, firmar, gestionar y notificar la documentación derivada de las relaciones laborales a través de medios electrónicos.

Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.

Dichos requisitos son:

a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier 2computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.

b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen, pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.

c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.

d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.

e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica.

Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa vigente de esta Dirección ha señalado las siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma:

I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica.

En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.

II-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.

Precisado lo anterior, cabe indicar que, analizada la documentación acompañada, se han formulado las siguientes observaciones:

1) Los antecedentes no dan cuenta del cumplimiento de las exigencias señaladas en el cuerpo del presente informe, por ejemplo, no se pronuncia acerca del envío automático de la documentación una vez suscrita o terminada al correo personal de los trabajadores, el cual constituye un requisito esencial de la normativa.

2) De la documentación no queda clara la denominación comercial del producto sometido a examen.

3) No se individualiza correctamente a la entidad comercial que representa con, a lo menos, la indicación completa de su razón social y RUT.

En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que la información que se ha tenido a la vista para la confección del presente informe no permite emitir el pronunciamiento solicitado.

Saluda a Ud.,

NATALIA POZO SANHUEZA

ABOGADA

JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

GMS/RCG

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