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Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad; Derecho a saber; Entrega mediante medios electrónicos;

ORD. N°1086

06-mar-2015

Atiende presentación de empresa Servicios y Alimentos Mediterráneo Ltda.

DEPARTAMENTO JURIDICO

K1998 (353) 2015

ORD.: N° 1086 /

MAT.: Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad. Derecho a saber. Entrega mediante medios electrónicos.

RORD.: Atiende presentación de empresa Servicios y Alimentos Mediterráneo Ltda.

ANT.: Presentación de 12.02.2015, de empresa Servicios y Alimentos Mediterráneo Ltda.

SANTIAGO, 06.03.2015

DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

A : SRES. EMPRESA SERVICIOS Y ALIMENTOS MEDITERRÁNEO LTDA.

AVENIDA KENNEDY N°9001, LOC. 2177, MALL ALTO LAS CONDES

LAS CONDES

Mediante su presentación del antecedente, solicita un pronunciamiento jurídico de este Servicio, respecto de la posibilidad de entregar el reglamento interno de orden, higiene y seguridad por medios electrónicos.

Asimismo, consulta si también puede dar cumplimiento a través de medios electrónicos a la obligación establecida en el artículo 21 del Decreto Supremo Nº40, de 1969, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, que aprueba el reglamento sobre prevención de riesgos profesionales.

Sobre el particular, cúmpleme informar a usted lo siguiente:

1-. Reglamento Interno: Sobre la materia, el artículo 156 del Código del Trabajo, indica:

"Los reglamentos internos y sus modificaciones deberán ponerse en conocimiento de los trabajadores treinta días antes de la fecha en que comiencen a regir, y fijarse, a lo menos, en dos sitios visibles del lugar de las faenas con la misma anticipación. Deberá también entregarse una copia a los sindicatos, al delegado del personal y a los Comités Paritarios existentes en la empresa.

Además, el empleador deberá entregar gratuitamente a los trabajadores un ejemplar impreso que contenga en un texto el reglamento interno de la empresa y el reglamento a que se refiere la Ley Nº 16.744."

No obstante lo señalado por la norma en examen, dicho precepto debe ser interpretado teniendo en consideración, en primer término, que la data del Código del Trabajo impidió al legislador considerar el uso de las tecnologías actuales, por lo que resultaría antojadizo desconocer que el fin de la medida de publicidad contemplada en el mismo precepto -publicación en sitios visibles- puede ser cumplida mediante medios electrónicos, por ejemplo manteniendo el texto en una pantalla. Asimismo, resulta esencial tener presente que la ley N°19.799, Sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de Dicha Firma, establece en los incisos 2° y 3°, de su artículo 1°, lo siguiente:

"Las actividades reguladas por esta ley se someterán a los principios de libertad de prestación de servicios, libre competencia, neutralidad tecnológica, compatibilidad internacional y equivalencia del soporte electrónico al soporte de papel.

Toda interpretación de los preceptos de esta ley deberá guardar armonía con los principios señalados."

Ahora bien, de acuerdo a las reglas hermenéuticas contempladas en los artículos 19 a 24 del Código Civil, en la especie, deben preferirse las disposiciones del cuerpo normativo en examen por sobre las del Código del Trabajo, por tratarse de una ley especial, posterior y de igual rango legal que éste. De esta forma, no cabe sino concluir, que pueden entregarse en formato electrónico todas las copias del señalado reglamento interno, tanto las del inciso 1° como las del inciso 2° del transcrito artículo 156 del Código del Trabajo, pudiendo también ser cumplida la medida de publicidad del citado inciso 1°, mediante medios electrónicos que aseguren la finalidad de la norma.

De lo anterior, es dable inferir que no existe impedimento para que los empleadores entreguen a través de medios electrónicos las copias del reglamento interno.

2-. Derecho a saber: se trata de una obligación que tiene el empleador de informar sobre los riesgos laborales a sus trabajadores y que se encuentra indicado en el artículo 21 del Decreto Supremo Nº40, de 1969, que contiene el Reglamento sobre Prevención de Riesgos Profesionales, el cual dispone:

"Los empleadores tienen la obligación de informar oportuna y convenientemente a todos sus trabajadores acerca de los riesgos que entrañan sus labores, de las medidas preventivas y de los métodos de trabajo correctos. Los riesgos son los inherentes a la actividad de cada empresa.

Especialmente deben informar a los trabajadores acerca de los elementos, productos y sustancias que deban utilizar en los procesos de producción o en su trabajo, sobre la identificación de los mismos (fórmula, sinónimos, aspecto y olor), sobre los límites de exposición permisibles de esos productos, acerca de los peligros para la salud y sobre las medidas de control y de prevención que deben adoptar para evitar tales riesgos.".

Como puede apreciarse de la norma transcrita, los empleadores tienen la obligación de informar oportuna y convenientemente a todos sus trabajadores acerca de los riesgos que entrañan sus labores, de las medidas preventivas y de los métodos de trabajo correcto.

Al respecto, cabe indicar que no existe ninguna disposición legal que impida entregar la información relativa al derecho a saber a través de medios electrónicos, no obstante lo cual, los mecanismos que se elijan a tal efecto deben dar garantías de que el trabajador recibirá la información en formatos legibles e imprimibles, al igual que toda la documentación electrónica que emana de las relaciones laborales.

En el mismo contexto, se debe tener presente que el conocimiento de los riesgos en el trabajo no se agota con la entrega de la información, sino que para ser eficaz, el empleador debe enseñar sobre los riesgos y cómo evitar los accidentes y enfermedades profesionales y, específicamente, de los procedimientos de trabajo seguro, y cerciorarse que el trabajador aprendió acerca del tema. Cabe tener presente, que la información entregada al trabajador, debe ser transmitida en el idioma que hable el trabajador.

Para dejar constancia de la información entregada por el empleador al trabajador, se debe emitir un comprobante en el cual conste la fecha y las materias tratadas, adjuntando el material escrito entregado, el nombre del capacitador y su profesión u oficio, con copia para el trabajador, documento que puede emitirse también de manera electrónica.

En suma, la documentación explicativa y de apoyo relacionada con el derecho a saber, puede ser emitida en formato electrónico, lo cual no obsta a la obligación de trasmitir la información de manera física, a través de cursos o charlas presenciales.

Aclarado lo anterior, es necesario precisar que este Servicio ha regulado en detalle las condiciones que debe cumplir la solución informática que se emplee para la gestión de la documentación que emane de las relaciones laborales, a través de dictamen Nº789/15, de 16.02.2015.

Finalmente, cabe señalar que la jurisprudencia administrativa de esta Dirección ha señalado, mediante el citado dictamen Nº789/15, que toda la documentación laboral electrónica, sin distinción, debe cumplir los siguientes requisitos:

1-. Los trabajadores deben consentir expresamente que la documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica. Los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una casilla electrónica o mail no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.

2-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el documento por correo electrónico a la casilla particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a casillas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.

En el mismo sentido, resulta necesario indicar que no existe inconveniente para que, además de remitir la documentación a las casillas electrónicas señaladas, el empleador entregue los antecedentes en un pendrive o CD.

En consecuencia, sobre la base de las disposiciones legales y reglamentarias citadas, jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a Ud., que no existe impedimento para que la empleadora entregue en formato electrónico las copias del reglamento interno ni la documentación de apoyo relacionada con el derecho a saber, mientras ello se realice en los términos indicados en el presente informe.

Saluda a Ud.,

JOSÉ FRANCISCO CASTRO CASTRO

ABOGADO

JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

SOG/RCG

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