Dictámenes y Normativa

sistema electrónico de registro y control de asistencia,

Departamento Jurídico

Unidad de Dictámenes

e Informes en Derecho

E71130/2026

ORDINARIO Nº: 411

MATERIA: Sistema electrónico de registro y control de asistencia.

RESUMEN: El sistema de registro y control de asistencia denominado "FRAX Control Tienda", consultado por la empresa Hexagon TI S.p.A., Rut. Nº76.935.493-K, no se ajusta a todas las exigencias establecidas en la Resolución Exenta Nº38 de 26.04.2024, por lo que no se autoriza su utilización en el marco de la relación laboral.

ANTECEDENTES: Instrucciones de 07.09.2026 de Jefe de Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho. Instrucciones de 25.08.2026 de Jefe de Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho. Instrucciones de 04.08.2026 de Jefe de Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho. Correo electrónico de 18.05.2026 de Departamento de Tecnologías de la Información. Presentación de 18.03.2026 de empresa Hexagon TI S.p.A.

SANTIAGO, 11 SEP 2026

DE: JEFE (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO

A: SRES. EMPRESA HEXAGON TI S.P.A. COCHRANE Nº223

VIÑA DEL MAR

frax@frax.cl

Mediante la presentación del antecedente 5), usted ha solicitado un pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si el sistema de registro y control de asistencia que presenta se ajusta a las exigencias que sobre la materia establece la Resolución Exenta Nº38 de 26.04.2024, para lo cual acompaña un informe de certificación emitido por la empresa Consultora y Tecnológica Hans Moller Morris EIRL, Rut Nº76.027.943-9.

En dicho orden de consideraciones, de acuerdo a lo dispuesto en el inciso 3º del artículo 33 del Código del Trabajo y artículo 68º de la Resolución Exenta Nº38, se procedió a analizar los antecedentes presentados, cuyo resultado es el siguiente:

Examen de admisibilidad: Durante esta etapa se analiza el cumplimiento de las exigencias formales de presentación de los antecedentes, así como la omisión de información general, las credenciales o accesos al módulo de fiscalización y la falta de documentos.

Respecto del artículo 66.2) Documentos que se deben acompañar a la solicitud: A la carta conductora señalada en el número anterior se deberán acompañar, en documentos separados:

Declaración Jurada en la que se indique expresamente que toda la información y antecedentes presentados son veraces.

Observación: La declaración jurada no se acompaña en documento separado como exige la norma, sino dentro del informe de certificación.

Conclusión: Dado que la observación es subsanable y meramente formal se considera que la presentación cumple con las exigencias de admisibilidad por lo que pasa a la etapa siguiente de revisión.

Análisis de los aspectos informáticos: En esta etapa se examina el cumplimiento de las condiciones relativas a la arquitectura del software, seguridad, integridad y respaldo de la información, base de datos, alertas, etc.

En tal contexto, conforme a la verificación efectuada por el Departamento de Tecnologías de la Información de este Servicio, informada mediate el correo electrónico de antecedente 4), se han se formulado las siguientes observaciones:

Respecto del artículo 9º Transmisión automática a la base de datos: Todas las marcaciones realizadas en el sistema -obligatorias u opcionales-, deberán ser transferidas en línea a una base de datos central, sin importar si se trata de equipos fijos o móviles.

Observación: No se acompaña evidencia de cumplimiento.

Respecto del artículo 10º Excepción: Considerando que en ciertas actividades productivas o áreas geográficas podría no haber conexión permanente de datos para su transmisión, se considerará ajustado a la norma que el sistema permita capturar y almacenar la correspondiente marca, sin perjuicio de que su envío posterior a la plataforma Web se realice automáticamente cuando recupere la señal.

Observación: No se acompaña evidencia de cumplimiento.

Respecto del artículo 11º Sello de tiempo: Para cumplir el fin señalado en el párrafo anterior, el sistema deberá contar con una marca de tiempo, vale decir, asignación por medios electrónicos de la fecha y hora en que se efectúa una marcación.

Observación: No se acompaña evidencia de cumplimiento.

Respecto del artículo 12º El envío de los comprobantes de marcación se ajustará a las siguientes reglas:

Los sistemas deberán entregar automáticamente al trabajador un comprobante de cada operación realizada.

Observación: Acompaña evidencia ilegible.

Los comprobantes de marcación deben ser enviados a los trabajadores al correo electrónico personal que el sistema registre de acuerdo a lo señalado en el artículo 34º. Lo anterior no obsta a que opcionalmente, además, las plataformas envíen la misma información mediante aplicaciones de mensajería instantánea u otras formas de comunicación electrónica.

Observación: Acompaña evidencia ilegible.

El sistema deberá velar porque no existan dos trabajadores con correos electrónicos idénticos para los efectos de remitir los comprobantes de marcación. Dicha situación debe ser controlada al realizar el proceso de carga de los datos del trabajador en la plataforma.

Observación: No se acompaña evidencia de cumplimiento.

Cuando la marcación la realizare un trabajador puesto a disposición por una empresa de servicios transitorios el sistema, además del comprobante automático del dependiente, generará un segundo correo electrónico, con la misma información, el cual será enviado a la EST.

Observación: Acompaña evidencia ilegible.

Respecto del artículo 13º Contenido de los comprobantes de marcación: Todos los comprobantes de marcación generados por los sistemas deberán indicar, a lo menos, la siguiente información:

El nombre completo del trabajador.

Si el trabajador se encuentra afecto a un sistema excepcional de distribución de jornada de trabajo y descansos debiendo, en tal caso, señalar el número y fecha de la respectiva resolución exenta que lo autoriza.

Geolocalización o geoposición.

13.2) Respecto del empleador:

Si se tratare de trabajadores puestos a disposición por empresas de servicios transitorios o subcontratados, el comprobante indicará tal circunstancia y contendrá, además; nombre o razón social y Rut del empleador en cuyo establecimiento o faena se encuentran desarrollando sus labores.

Observación: El comprobante presentado no contiene ninguno de los campos previamente señalados.

Respecto del artículo 14º Seguridad General.

Las bases de datos deberán tener sistemas de seguridad que:

impidan el acceso a personal no autorizado, y;

prevengan la adulteración de la información post - registro.

Los respaldos de la información deberán contemplar mecanismos de seguridad, por ejemplo, códigos de Hash o firmas electrónicas, que aseguren la integridad de su contenido, es decir, que la información que se consulte no haya sufrido alteraciones.

La plataforma tecnológica completa deberá incorporar las medidas necesarias para impedir la alteración de la información o intrusiones no autorizadas, tales como controles de acceso restringido, cifrado de información confidencial, etc.

El sistema deberá considerar un control de acceso que asegure la autenticación y autorización correcta para cada perfil de usuario que utilice la plataforma.

Observación: La certificación ISO/IEC 27001 puede ser considerada un antecedente de respaldo; sin embargo, no reemplaza la obligación de acompañar la evidencia específica exigida por el artículo 14 de la Resolución Exenta N.º 38. Se deben adjuntar los antecedentes y medios de verificación expresamente requeridos por dicha disposición.

Respecto del artículo 15º Confidencialidad: La plataforma deberá considerar componentes y desarrollos tecnológicos que aseguren la visualización de información de acuerdo con los perfiles de seguridad pertinentes y apropiados para cada función (empleador, trabajador, funcionario de la Dirección del Trabajo, etc.). La definición de cada perfil, así como la respectiva asignación de personas a los mismos, deberá quedar registrada en un sistema de auditoría de la plataforma. Este registro deberá ser automático y sólo será accesible mediante perfiles de administración.

Observación: La certificación ISO/IEC 27001 puede ser considerada un antecedente de respaldo; sin embargo, no reemplaza la obligación de acompañar la evidencia específica exigida por el artículo 15 de la Resolución Exenta Nº38. Se deben adjuntar los antecedentes y medios de verificación expresamente requeridos por dicha disposición.

Respecto del artículo 16º Disponibilidad: Las plataformas deberán considerar componentes y desarrollos tecnológicos que aseguren la permanente disponibilidad de la información que se mantenga almacenada para su consulta vía Web, por ejemplo, a través de metodologías o mecanismos como la redundancia o clusterización, monitorización y auditoría de los componentes o respaldo de recursos críticos.

Observación: La certificación ISO/IEC 27001 puede ser considerada un antecedente de respaldo; sin embargo, no reemplaza la obligación de acompañar la evidencia específica exigida por el artículo 16 de la Resolución Exenta Nº38. Se deben adjuntar los antecedentes y medios de verificación expresamente requeridos por dicha disposición.

Respecto del artículo 17° Portal de Fiscalización: Para la correcta ejecución de los procesos inspectivos de este Servicio, las empresas prestadoras mantendrán actualizado permanentemente un sitio Web de acceso directo a toda la información que exista en el sistema, el cual deberá cumplir con las siguientes reglas:

El acceso al portal de fiscalización deberá ser dispuesto a través de un nombre de sitio web en la forma https://www.nombredelsitio.cl. Dicho acceso, sea este un banner o enlace, deberá figurar en la página inicial del señalado sitio web.

Observación: El acceso al portal de fiscalización no se encuentra disponible desde el sitio principal https://www.controltienda.com, sino directamente en el subdominio https://fiscalizador.controltienda.com. Considerando lo dispuesto en el artículo 17 de la resolución, dicha situación debe ser corregida, incorporando en la página principal un enlace o banner visible que permita acceder directamente al portal de fiscalización.

10) Respecto del artículo 20º Base de Datos. Los sistemas deberán considerar las siguientes reglas:

Las soluciones deberán encontrarse alojadas en infraestructura con sistemas operativos en versiones vigentes (con soporte), y considerar una plataforma tecnológica que permita dar cuenta de un alto volumen de transacciones (marcajes) tanto para su procesamiento como para su almacenamiento.

Tanto el servicio de base de datos, como el servicio de aplicaciones (sistema o sitio web, por ejemplo) que mantiene funcionando la solución, tendrá que estar distribuido en más de un servidor (equipo) y/o datacenter, de manera que el trabajador no pierda la posibilidad de registrar los eventos asociados con su jornada.

El servicio de base de datos que mantenga almacenada la información que se genere con la utilización de la plataforma, deberá encontrarse replicado y respaldado en dispositivos de almacenamiento externos, de tal forma que, en caso de algún incidente, se pueda recuperar la información histórica. Además, las bases de datos deberán tener sistemas de seguridad que impidan el acceso a personal no autorizado y que prevengan la adulteración de información post - registro.

Observación: Respecto del artículo 20, únicamente se acompañan diagramas de arquitectura, antecedentes que por sí solos resultan insuficientes para acreditar el cumplimiento de las exigencias técnicas establecidas en dicho numeral.

Respecto del artículo 22º Acceso al Sitio Web del Sistema: El acceso a la información del sistema deberá ajustarse a las siguientes reglas:

22.1) Acceso de los trabajadores: Los sistemas mantendrán un perfil de usuario para que los trabajadores tengan acceso permanente e irrestricto a todos los antecedentes que respecto de ellos tenga la plataforma, pudiendo consultar sus registros desde cualquier lugar, a cualquier hora y por un periodo histórico mínimo de 5 años, en caso de que su antigüedad iguale o exceda dicho término. Para cumplir con la obligación señalada en el inciso anterior, los sistemas ofrecerán al trabajador una interfase simplificada para realizar sus búsquedas individuales.

Observación: No se aprecia el acceso a la reportería de fiscalización.

Respecto del artículo 41°. Reglas generales de la alteración de los registros:

a) Todas las acciones que se traduzcan en una intervención o alteración de la información del sistema deberán quedar visibles en pantalla mediante un signo, símbolo o color que permita visualmente identificar dicha acción y averiguar qué ocurrió.

Observación: No se puede verificar en la reportería en línea dado que la información analizada es inconsistente con la evidencia del informe de certificación.

Respecto del artículo 45°. Alertas. Los sistemas contemplarán obligatoriamente los siguientes avisos:

45.1) Alertas por falta de marcación: Sin perjuicio de lo señalado respecto del llenado de marcaciones faltantes, los sistemas deberán contemplar dos alertas automáticas relativas a la omisión de un registro de inicio o término de actividad:

Los sistemas deberán emitir automáticamente un correo electrónico de alerta al trabajador, con copia al empleador, luego de transcurrido un lapso de 30 minutos desde que debió realizarse la marcación de inicio de una actividad -jornada, colación, etc.-, contados desde la hora de registro pactada, lo que permitirá que ambas partes tomen conocimiento de la situación a fin de ser regularizada en la plataforma.

Observación: Se adjuntan imágenes aisladas que no permiten verificar la recepción de la alerta en las condiciones requeridas por el artículo.

Los sistemas deberán emitir automáticamente un correo electrónico de alerta al trabajador, con copia al empleador, luego de transcurrido un lapso de 30 minutos desde que debió realizarse la marcación de término de una actividad, por ejemplo, jornada, colación, etc., contados desde la hora de registro pactada, lo que permitirá que ambas partes tomen conocimiento de la situación a fin de ser regularizada en la plataforma. Si bien los sistemas deberán contemplar obligatoriamente las alertas señaladas en este número, y su configuración de fábrica las traerá habilitadas por defecto, su utilización por parte de los empleadores será opcional, debiendo existir la opción de deshabilitarlas.

Observación: Se adjuntan imágenes aisladas que no permiten verificar la recepción de la alerta en las condiciones requeridas por el artículo.

45.3) Alerta por compensación de días de descanso. Si las partes hubieren acordado que las horas extraordinarias se compensarían con días de descanso adicionales, de acuerdo con lo prescrito en el artículo 32 inciso 4° del Código del Trabajo, el sistema enviará automáticamente cada 30 días un correo electrónico a las partes señalando al empleador la cantidad de horas compensables de cada dependiente y, a este último, el número de días de descanso adicional que ha acumulado y su fecha de prescripción.

Observación: Se adjuntan imágenes aisladas que no permiten verificar la recepción de la alerta en las condiciones requeridas por el artículo.

45.4) Alerta de desconexión. En el caso de los teletrabajadores sujetos a la obligación de uso de un sistema electrónico de registro y control de asistencia, las plataformas deberán emitir automáticamente un correo electrónico de aviso al dependiente cuando falten 30 minutos para el inicio de su periodo de desconexión.

Observación: No se adjunta evidencia.

Respecto del artículo 46°. Flexibilidad horaria: Los empleadores podrán establecer un sistema de flexibilidad horaria, mediante el cual el trabajador pueda elegir el momento de inicio de la jornada dentro de una franja de tiempo, ajustándose automáticamente el momento de salida según la hora efectiva de ingreso. La fórmula señalada podrá ser aplicada a todos los trabajadores o a grupos de ellos dependiendo de la naturaleza de sus funciones.

Lo señalado debe entenderse sin perjuicio de la situación de los trabajadores madres y padres de menores de hasta doce años, y las personas que tengan el cuidado personal de éstos, en cuyo caso la implementación de una banda horaria corresponde a un derecho establecido y regulado en el artículo 27 del Código del Trabajo.

Observación: No se acompaña evidencia de cumplimiento.

Respecto del artículo 47.3) Firmas electrónicas. Cuando los trabajadores deban firmar electrónicamente algún documento o solicitud creado por el mismo sistema de registro y control de asistencia, por ejemplo, un anexo de contrato, una solicitud de feriado o permiso, podrán hacerlo a través de firma electrónica simple, es decir, claves o password, biometría, etc. Excepcionalmente, en el caso de los documentos unilaterales (notificaciones o solicitudes), se considerará firmado el documento por el hecho de haberse identificado ya el requirente al ingresar al sistema.

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