Ordinarios

Documentación laboral; Centralización electrónica;

ORD. N°6516

26-dic-2018

Atiende presentación de Sra. Marta Meneses G., en representación de empresa JR Consultores S.p.A., sobre utilización de documentación laboral electrónica.

DEPARTAMENTO JURIDICO

K11023 (2418) 2017

ORD.:6516

MAT.: Documentación laboral; Centralización electrónica;

RORD.: Atiende presentación de Sra. Marta Meneses G., en representación de empresa JR Consultores S.p.A., sobre utilización de documentación laboral electrónica.

ANT.: 1) Instrucciones de 19.11.2018 de Jefa Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho.

2) Pase N°07 de 19.10.2018, de Jefa Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho.

3) Ord. N°1646 de 14.11.2017 de Inspector Comunal del Trabajo Santiago Norte.

4) Presentación de 16.08.2017, de Sra. Marta Meneses G., en representación de empresa JR Consultores S.p.A.

SANTIAGO, 26.12.2018

DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

A : SRA. MARTA MENESES G.

JR CONSULTORES S.P.A.

AVENIDA SALVADOR N°95 OFICINA 101

PROVIDENCIA

Mediante Ordinario de antecedente 3), se ha recibido en este Departamento su presentación de antecedente 4), a través de la cual solicitan un pronunciamiento jurídico de este Servicio respecto de la posibilidad de entregar los comprobantes de pago de remuneraciones en formato electrónico.

Sobre el particular, cúmpleme informar a usted que la reiterada y uniforme jurisprudencia administrativa de este Servicio contenida, entre otros, en el dictamen N°0789/015, de 16.02.2015, ha señalado que no existe inconveniente para que un empleador genere, administre, firme y remita la documentación que emana de la relación laboral a través de medios electrónicos, en la medida que la plataforma empleada y los parámetros de utilización se ajusten a las condiciones impuestas precisamente por el precitado dictamen, condición que actualmente no es verificada a priori por esa Dirección, sino cuando se lleva a cabo un proceso de fiscalización al empleador respectivo.

En el mismo contexto, cabe señalar que la jurisprudencia administrativa de esta Dirección ha señalado, entre otros, en Ord. Nº4890, de 17.12.2013, que toda la documentación laboral electrónica, sin distinción, debe cumplir los siguientes requisitos:

1-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica.

En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta electrónica o mail no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.

2-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el documento por correo electrónico a la cuenta particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a direcciones institucionales, toda vez que no resultaría razonable que ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.

Como puede apreciarse, para entender que los empleadores han hecho entrega efectiva de la documentación en formato electrónico en el ámbito laboral, resulta esencial el envío automático de cada instrumento generado por el sistema, entre los cuales se encuentran los comprobantes de pago de remuneraciones, mediante correos electrónicos particulares de los dependientes.

Precisado lo anterior, respecto de su consulta relacionada con la forma de acreditar el envío de los correos señalados, es dable indicar que los sistemas deben ser auditables mediante un log de sus operaciones y, además, dado que el envío de las comunicaciones de que se trata debe ser automático, tal circunstancia puede ser acreditada con una simulación durante un proceso de fiscalización.

Todo lo señalado en el cuerpo del presente informe, respecto de los comprobantes de pago de remuneraciones, resulta aplicable a los anexos indicados en el artículo 54 bis del Código del Trabajo.

Ahora bien, sin perjuicio de lo señalado, no existe inconveniente para que los empleadores, además del envío por correo electrónico, dispongan la documentación a través de enlaces (Links), intranets institucionales, tótems, etc., pero como se señaló, estas medidas permiten mejorar el acceso a los antecedentes, pero en ningún caso reemplazan el uso de los E-Mails.

Es todo cuanto puedo informar a usted sobre la materia consultada.

Saluda a Ud.,

DAVID ODDÓ BEAS

ABOGADO

JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

DIRECCION DEL TRABAJO

LBP/RCG

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