Ordinarios

Documentación laboral electrónica; Requisitos operación documentos laborales electrónicos;

ORD. N°1388

17-abr-2019

La implementación del sistema de almacenamiento, generación y firma electrónica de la documentación laboral debe cumplir los requisitos indicados en el cuerpo del presente informe.

DEPARTAMENTO JURÍDICO

UNIDAD DE DICTÁMENES E

INFORMES EN DERECHO

E 919 (78) 2019

ORD.:1388/

MAT.: Documentación laboral electrónica; Requisitos operación documentos laborales electrónicos;

RORD.: La implementación del sistema de almacenamiento, generación y firma electrónica de la documentación laboral debe cumplir los requisitos indicados en el cuerpo del presente informe.

ANT.: 1) Instrucciones de 27.02.2019, de Jefa de Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho

2) Ordinario Nº36 de 07.01.2019, de Inspectora Comunal del Trabajo Santiago Oriente

3) Presentación de 02.01.2019, de doña Jennifer Burdiles Navarrete, en representación de Energy Fitness Clubs SpA

SANTIAGO, 17.04.2019

DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

A : JENNIFER BURDILES NAVARRETE

ENERGY FITNESS CLUBS SPA

jburdiles@energy.cl

Mediante presentación del antecedente 3), ha solicitado la verificación de la legalidad y cumplimiento de los requisitos, del sistema de almacenamiento de la documentación laboral, su procesamiento y suscripción electrónica, que pretende implementar en la empresa.

Al respecto, cabe considerar que este Servicio mediante Dictamen Nº789/15 de 16.12.2015, ha descrito los requisitos de operación de todo sistema de generación, firma y administración de documentos laborales electrónicos, al establecer que estos deben cumplir copulativamente:

a) Acceso vía web por parte de un fiscalizador de la Dirección del Trabajo al sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral, mediante la consulta del Rut del empleador, ya sea desde una terminal de este Servicio, o bien, mediante computadores ubicados en el domicilio del empleador.

b) Asegurar al fiscalizador un acceso irrestricto a la información almacenada, de forma permanente, sin obstáculos, y que la interconexión electrónica garantice el adecuado resguardo de la información.

c) Permitir la impresión de la documentación laboral y su certificación digital si corresponde.

d) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica simple o avanzada, dependiendo de la naturaleza o los efectos jurídicos que el documento deba producir.

El mismo pronunciamiento, describe detalladamente los documentos laborales que pueden ser objeto de almacenamiento, creación y firma electrónica, como también los criterios a seguir para evaluar la procedencia de cualquier otro tipo de documento que nazca a causa de la relación laboral.

Desde el punto de vista de los requisitos para el uso de la plataforma por parte de los trabajadores, según la doctrina institucional (Ordinario Nº4890 de 17.12.2003), se estima que:

a) Los trabajadores deben consentir expresamente que la documentación laboral sea generada, firmada y remitida electrónicamente.

b) El sistema debe enviar de forma automática, el documento generado electrónicamente al email de uso particular que el trabajador haya informado.

Ahora bien, en la especie se solicita autorización para implementar un sistema de gestión, almacenamiento y firma de documentación laboral, sin embargo, no se aportan antecedentes que permitan acreditar el cumplimiento de los requisitos precedentemente indicados, lo que impide a esta Dirección emitir el pronunciamiento requerido.

Saluda a Ud.,

DAVID ODDÓ BEAS

ABOGADO

JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

MBA/PRC

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