Ordinarios

Documentación laboral; Sistema Electrónico;

ORD. N°2471

01-jul-2019

Atiende presentación de empresa Servicios de Administración Previsional S.A., sobre documentación laboral electrónica.

Departamento Jurídico y Fiscalía

Unidad de Pronunciamientos,

Innovación y Estudios Laborales

K7530 (1504) 2018

ORD.: 2471

MAT.: Documentación laboral; Sistema Electrónico;

RORD.: Atiende presentación de empresa Servicios de Administración Previsional S.A., sobre documentación laboral electrónica.

ANT.: 1) Instrucciones de 14.06.2019 de Jefa Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.

2) Instrucciones de 19.12.2018 de Jefa Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho.

3) Instrucciones de 12.09.2018 de Jefa Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho.

4) Presentación de 29.06.2018, de Sr. Benjamín Urmeneta Flores, en representación de empresa Servicios de Administración Previsional S.A.

SANTIAGO, 01.07.2019

DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL

A : SR. BENJAMIN URMENTA FLORES

SUBGERENTE DE ADMINISTRACIÓN

SERVICIOS DE ADMINISTRACIÓN PREVISIONAL S.A.

CALLE MARCHANT PEREIRA N°10, PISO 20

PROVIDENCIA

Mediante su presentación del antecedente 4), usted solicita un pronunciamiento de este Servicio respecto de la posibilidad de implementar una solución informática, la cual permitía generar, firmar, gestionar y notificar la documentación derivada de las relaciones laborales a través de medios electrónicos.

A mayor abundamiento, indica su presentación que el sistema "permitirá a través de un parámetro biométrico -clave de acceso- firmar de manera electrónica aquellos documentos que según la legislación laboral vigente requieren dicha formalidad".

Respecto del texto transcrito, cabe precisar que, si bien ambos, "parámetro biométrico" y "clave", constituyen medios de identificación personal y, a su vez, ambos corresponden a la calificación jurídica de firma electrónica simple, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 2° letra f) de la ley 19.799, dichos medios no son sinónimos.

En efecto, mientras el parámetro biométrico es una característica única y medible, propia de cada persona, las claves son conjuntos de signos, números y/o letras que pueden repetirse, copiarse e incluso compartirse, dado que ellas son creadas por un software o un usuario.

Precisado lo anterior, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.

Dichos requisitos son:

a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.

b) Contemplar una medida de seguridad a establecer conjuntamente con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica. Esta medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen, pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.

c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.

d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.

e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica.

Asimismo, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa vigente de esta Dirección ha señalado, entre otros, en Ord. Nº4890, de 17.12.2013, las siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma:

I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica.

En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.

II-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.

Ahora bien, y sin perjuicio de lo señalado en los párrafos que anteceden, no existe inconveniente para que, además del envío de la documentación a través de correos electrónicos privados el sistema envíe, además, la misma información mediante las cuentas institucionales y/o mantenga disponible los documentos en una plataforma, Web o intranet, para ser consultada y descargada por los trabajadores.

Aclarado lo anterior, cúmpleme informar a usted que, respecto del proceso de firma de documentos, para la cabal y completa protección de los derechos de los trabajadores, no se estima correcto que la empleadora, además de crear y dar contenido a la documentación, disponga de la posibilidad de gestionar las claves de los dependientes, toda vez que ellas constituyen, al mismo tiempo, el medio de identificación y de rúbrica, es decir, el medio a través del cual manifestarán su consentimiento. Por lo señalado, se estima indispensable que el medio de identificación y firma sea gestionado por un tercero no relacionado ni jurídica ni económicamente con la empresa usuaria del software.

Finalmente, resulta necesario hacer presente que, en lo sucesivo, la solicitante debe ser debidamente individualizada, incorporando en sus presentaciones; razón social, Rut, domicilio y correo electrónico de contacto.

Es todo cuanto puedo informar a usted sobre la materia consultada.

Saluda a Ud.,

DAVID ODDÓ BEAS

ABOGADO

JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL

DIRECCION DEL TRABAJO

MBA/RCG

Distribución:

Jurídico

Partes

Control