Ordinarios

Documentación laboral; Sistema electrónico;

ORD. N°4995

21-oct-2019

La documentación acompañada para respaldar las características técnicas del sistema de gestión y firma de documentación laboral electrónica denominado “Portal SOSER”, no da cuenta del cumplimiento de las condiciones mínimas de funcionamiento exigidas por el dictamen N°0789/15, de 16.02.2015.

Departamento Jurídico y Fiscalía

Unidad de Pronunciamientos,

Innovación y Estudios Laborales

E9568 (634) 2019

ORD. N°4995

MAT.: Documentación laboral; Sistema electrónico;

RORD.: La documentación acompañada para respaldar las características técnicas del sistema de gestión y firma de documentación laboral electrónica denominado "Portal SOSER", no da cuenta del cumplimiento de las condiciones mínimas de funcionamiento exigidas por el dictamen N°0789/15, de 16.02.2015.

ANT.: 1) Instrucciones de 10.10.2019, de Jefe Departamento Jurídico y Fiscal.

2) Instrucciones de 19.08.2019 de Jefa Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.

3) Instrucciones de 15.05.2019 de Jefa Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.

4) Presentación de 21.03.2019 de Sr. Matías Pizarro O´Ryan, en representación de empresa SOSER S.A.

SANTIAGO, 21.10.2019

DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

A : SR. MATÍAS PIZARRO O´RYAN

SOSER S.A.

AVENIDA LA DEHESA N°181, OFICINA 1011

LO BARNECHEA

Mediante presentación del antecedente 4), usted ha solicitado un pronunciamiento de este Servicio, respecto de la posibilidad de comercializar una plataforma Web, denominada "Portal SOSER", la cual permitía generar, firmar, gestionar y notificar los comprobantes de pago de remuneraciones a través de medios electrónicos.

Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.

Dichos requisitos son:

a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.

b) Contemplar una medida de seguridad a establecer conjuntamente con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica. Esta medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen, pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.

c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.

d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.

e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica.

Asimismo, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa vigente de esta Dirección ha señalado, entre otros, en Ord. Nº4890, de 17.12.2013, las siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma:

I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica.

En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.

II-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.

Sobre el particular, es del caso indicar que el envío automático de la documentación laboral a los trabajadores constituye, como se indica en los párrafos que anteceden, una medida de resguardo para los dependientes en caso de ser despedidos por lo que, consecuencialmente, la mera posibilidad de visualizar o descargar los antecedentes desde una página Web controlada por el empleador, no se ajusta a las exigencias mínimas vigentes para las soluciones de que se trata.

Ahora bien, en cuanto a la plataforma por la que se consulta, debe indicarse que la documentación tenida a la vista para la confección del presente informe no da cuenta del cumplimiento de los demás requisitos establecidos en el citado dictamen N°0789/15, de 16.02.2015 dado que, por ejemplo, no menciona si existen restricciones a las facultades de fiscalización de esta Dirección o si la documentación puede ser ratificada por medios electrónicos.

En consecuencia, sobre la base de la norma legal citada, jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que la documentación acompañada a su presentación, para respaldar las características técnicas del sistema de gestión y firma de documentación laboral electrónica denominado "Portal SOSER", no da cuenta del cumplimiento de las condiciones mínimas de funcionamiento exigidas por el dictamen N°0789/15, de 16.02.2015.

Saluda atentamente a Ud.,

DAVID ODDÓ BEAS

ABOGADO

JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

MBA/RCG

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Jurídico;

Partes;