ORD. N°54

Ordinarios

Sistema de registro y control de asistencia digital;

ORD. N°54

25-ene-2024

1-. Cada empleador sólo puede llevar un solo tipo de registro de asistencia, papel o electrónico, y en este último caso, los mecanismos deben ajustarse a las normas contempladas en el citado Dictamen N°2927/58 de 28.12.2021. 2-. El sistema de registro y control de asistencia consultado por la División Andina de la empresa Codelco Chile S.A., no se ajusta a la normativa administrativa vigente sobre la materia contenida en el Dictamen N°2927/58 de 28.12.2021.

ORD. N°54

Departamento Jurídico

Unidad de Dictámenes

e Informes en Derecho

E247268 (2281) 2023

ORD. N°54

MAT.: Sistema de registro y control de asistencia electrónico.

RORD.: 1-. Cada empleador sólo puede llevar un solo tipo de registro de asistencia, papel o electrónico, y en este último caso, los mecanismos deben ajustarse a las normas contempladas en el citado Dictamen N°2927/58 de 28.12.2021.

2-. El sistema de registro y control de asistencia consultado por la División Andina de la empresa Codelco Chile S.A., no se ajusta a la normativa administrativa vigente sobre la materia contenida en el Dictamen N°2927/58 de 28.12.2021.

ANTS.: 1) Instrucciones de 19.01.2024 de Jefe (S) Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho.

2) Presentación de 02.10.2023 de Sr. Luis Galdames Cisternas, en representación de empresa Codelco Chile S.A., División Andina.

SANTIAGO, 25.01.2024

DE:JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO

A:SR.

LUIS GALDAMES CISTERNAS

EMPRESA CODELCO CHILE S.A., DIVISIÓN ANDINA

AVENIDA SANTA TERESA N°513

LOS ANDES

lgaldames@codelco.cl

Mediante su presentación del antecedente 2), usted ha solicitado de esta Dirección un pronunciamiento jurídico que confirme que el sistema de registro y control de asistencia electrónico utilizado por la División Andina de esa compañía, es asimilable a un reloj con tarjetas de registro.

A mayor abundamiento, indica que se trataría de un mecanismo electrónico autorizado mediante Ord. N°5913/270 de 14.10.1992.

Al respecto, es necesario indicar, primeramente, que el artículo 33 del Código del Trabajo, en su inciso 1°, establece la obligación de todo empleador, sin excepción, de implementar un registro y control de la asistencia y horas de trabajo, el cual puede adoptar la forma de: un libro en formato de papel; un sistema mecánico con tarjetas de registro; o un mecanismo electrónico asimilado al primero.

Luego, el inciso 2° de la misma disposición, señala que en aquellos casos en que no fuere posible implementar alguno de los mecanismos indicados en el inciso 1° o cuando su aplicación importare una difícil fiscalización, este Servicio se encontrará facultado para autorizar, mediante resolución fundada, la utilización de sistemas especiales de registro y control de asistencia y horas de trabajo.

A su vez, el mismo inciso 2° dispone que, de autorizarse un sistema especial de control horario, este deberá ser uniforme para la misma actividad, término que ha sido interpretado por este servicio como actividad o giro económico, es decir, por ejemplo; minería, agricultura, construcción, transporte terrestre interurbano de pasajeros, pesca, etc.

En tal orden de cosas, pueden mencionarse, como ejemplos de sistemas especiales autorizados por esta Dirección, para ser implementados en una misma actividad económica; la Resolución Exenta N°686 de 09.07.2022 que establece sistema obligatorio de registro y control de asistencia, horas de trabajo, descansos, y determinación de remuneraciones del personal embarcado y la Resolución Exenta N°1081 de 22.09.2005, que establece sistema único de control de asistencia, de las horas de trabajo y de la determinación de las remuneraciones para los trabajadores que laboran a bordo de los vehículos destinados al transporte interurbano de pasajeros y de servicios interurbanos de transporte de pasajeros.

Precisado lo anterior, resulta necesario hacer presente que en la actualidad la regulación de los sistemas de registro y control de asistencia electrónicos se encuentra contemplada en el Dictamen N°2927/58 de 28.12.2021, cuyo N°3.20, dispone:

"3.20-. Compatibilidad con otros sistemas de control de asistencia: Cada empleador debe llevar un solo tipo de sistema de registro y control de asistencia, es decir, un mecanismo único para todos los dependientes, el cual puede ser digital o en soporte de papel.

La regla señalada, sólo contemplará dos excepciones:

a) Trabajadores que se encuentren afectos obligatoriamente a un sistema especial de registro y control de asistencia, por ejemplo, los choferes y auxiliares de vehículos de transporte interurbano de pasajeros.

b) Trabajadores que no acepten entregar los datos personales exigidos para el funcionamiento del sistema, como su número de teléfono móvil o la huella digital, o que hayan solicitado la eliminación de sus datos personales de la plataforma. En este caso, y sólo respecto de dichos trabajadores, la empresa podrá utilizar un medio alternativo, por ejemplo, un libro en formato de papel."

Ahora bien, la norma trascrita ha venido a reiterar la doctrina tradicional de esta Dirección, en cuanto se desprende del tenor literal del inciso 1° del artículo 33° del Código del Trabajo que los empleadores solo pueden llevar un sistema de registro y control de asistencia, sea en soporte de papel o digital.

De este modo, la doctrina en cuestión debe ser entendida desde dos puntos de vista:

i-. Soporte: Desde la óptica del soporte del sistema, y salvo las excepciones apuntadas en el cuerpo del presente informe, cada empleador debe mantener un solo tipo de registro de asistencia, es decir, sólo papel o sólo digital.

ii-. Cantidad: Si el empleador utilizase libros en soporte de papel y tuviere diferentes establecimientos o faenas, resulta lógico pensar que deberá mantener un ejemplar del registro en cada lugar de trabajo.

Por el contrario, si frente a la misma situación el empleador utilizara un sistema digital, no existirá ningún inconveniente en emplear la misma solución para todas las faenas o establecimientos, pues en este caso la imposibilidad física a que se encuentra sometido el papel desaparece.

De esta manera, así como no sería aceptable que un empleador, en una misma faena, mantuviera un libro de control de asistencia para cada trabajador, tampoco lo sería que dispusiera de un mismo tipo de sistema digital para cada establecimiento u oficina, pues tal medida entrabaría sin justificación las facultades de fiscalización de este Servicio.

Lo señalado en los párrafos que anteceden guarda armonía con lo resuelto por este Servicio mediante Ord. N°601 de 21.04.2023.

Entonces, sintetizando lo señalado en los párrafos que anteceden es posible indicar que cada empleador sólo puede llevar un solo tipo de registro de asistencia, papel o electrónico, y en este último caso, los mecanismos deben ajustarse a las normas contempladas en el citado Dictamen N°2927/58 de 28.12.2021.

En conclusión, analizada la información acompañada a la luz de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted lo siguiente:

Saluda a Ud.,

NATALIA POZO SANHUEZA

ABOGADA

JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

GMS/RCG

Distribución:

Jurídico;

Partes;

Control;