Ordinarios

Documentación laboral electrónica

ORD. N°893

10-mar-2021

No existe inconveniente para que la empresa Indra Sistemas Chile S.A., implemente el sistema de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica de la empresa BUK S.p.A.

Departamento Jurídico y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales
E5076 (82) 2021

ORD. N°893 ___________/

MAT.: Documentación laboral electrónica.
RORD.: No existe inconveniente para que la empresa Indra Sistemas Chile S.A., implemente el sistema de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica de la empresa BUK S.p.A.
ANT.: 1) Instrucciones de 08.03.2021, de Jefa Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.
2) Presentación de 19.01.2021 de Sra. Natalia Matteis, en representación de empresa Indra Sistemas Chile S.A.

SANTIAGO, 10.03.2021

DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO

A : SRA. Natalia Matteis
Indra Sistemas Chile S.A.
gearaya@indracompany.com

Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un pronunciamiento de este Servicio, respecto de la posibilidad de utilizar una solución tecnológica provista por la empresa BUK S.p.A., la cual permitiría generar, firmar, gestionar y notificar la documentación derivada de las relaciones laborales a través de medios electrónicos.

Al respecto, cúmpleme informar a usted que esta Dirección, a través del Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.

Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer juntamente con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen, pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica.

Precisado lo anterior, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa vigente de esta Dirección ha señalado las siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma:
I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica.

En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.

II-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.

En tal contexto, es necesario hacer presente que, tal como indica el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, si un trabajador no autoriza la utilización de medios electrónicos para la confección, firma y notificación de su documentación derivada de la relación laboral, respecto de él el empleador debe utilizar soporte de papel y firmas holográficas.

Dicho de otro modo, el sistema consultado sólo puede ser utilizado para la creación, firma y gestión de antecedentes laborales de aquellos dependientes que expresamente hayan manifestado su anuencia en tal sentido, a través de su contrato individual o anexo de este.

Aclarado lo anterior, resulta necesario señalar que este Servicio, mediante Ord N°5463 de 25.11.2019, se pronunció respecto de la solución de gestión y firma de documentación electrónica de la compañía BUK S.p.A. concluyendo, en lo pertinente, que el sistema consultado se ajusta a las exigencias contenidas en el citado Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, por lo que no existe inconveniente para su utilización.

Finalmente, cabe precisar que el Dictamen N°3161/064 de 29.07.2008, citado en su presentación, fue derogado por el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015.

En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que no existe inconveniente para que la empresa Indra Sistemas Chile S.A., implemente el sistema de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica de la empresa BUK S.p.A. Lo que no obsta a las infracciones que pudieren detectarse en el ejercicio de las facultades de fiscalización que corresponden a este Servicio.

Saluda a Ud.,

JUAN DAVID TERRAZAS PONCE
ABOGADO
JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO

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